外贸企业ERP实施项目管理

y772432袒旦大学学校代码：10246学号；033053026硕士学位论文外贸企jkERP实施项目管理院系(所)：软件学院专姓业：软件工程名：唐嘉翰指导教师：赵卫东完成日期：200俾lO月10日复旦人学工程硕l‘学位论文捕韭摘要在加入WTO后，外贸企业要想在世界贸易竞争。p立于不败之地，信息化建设足必不可少的条件之一。目前越来越多的外贸企业想通过实施ERPql入先进管理理念，优化企业内外资源配置，提高企业核心竞争力的目的。由于外贸企、眦业务的多变’陛、复杂性和多样性等特点以及在实施中不重视ERP项目管理等原因，导致外贸企业眺P实施成功率比较低的现象，势必制约外贸企业的发展。为了实现外贸企业ERP实施具有较高的成功率，寻找更高效的ERP项El管理力‘式和相关的外贸企业解决方案，将外贸企业ERP实施项目管理作为研究课 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 。通过理沦与案例分析相结合的方式，一方面从理论上研究了外贸企业ERP实施的项目管理，如组织管理、数据管理、流程管理、方案管理和技术管理等。另一方mf从外贸企j|kERP案例出发详细地分析了一个外贸企业存占印实施管理中存在的主要问题，j1：讨沦了槲应的解决方案，同时也为同类企业的田卫’实施提供了参考。关键词：外贸企业，ERP，项目管理复旦大学工程硕士学位论文ABS11RACTABSTI认CTAfterChina’senteringintoWTO．informatizationhasbecomeoneotthemostcrucialissuesforforeigntradingenterprisestoenhancetheirtradecompetitiveness．InformatizationiSbeingtakenintoappropriateconsiderationsbymoreandmoreenterprises．ERP(EnterpriseResourcePlanning)makesace．,mitmentofdeepenIngmanagementlevelandproductivityofanenterprisebyreshuffling109isties，capitalandinformation．AdvancedmanagementconceptiSappliedbymoreandmoreenterprisestooptimizetheirinnerandouterresourcesanddevelopthecorecompetitiveability．ThedevelopmentofforeigntradingenterprisesiSlaggedbytheI'llilLlr-eofERPimplementation．whichiSottencausedbytheBHltiformity，mutab“ity，complicacyofforeigntradingandignoranceofprojectmanagement．ThiSpaperiSbasedonERPprojectmanagementwhichintegratestheoryanalysiSwithcasestudySOthatERPcanbeimplementedSuccessfullYin['oreLgntradingenterprisesbymoreeffectivewayofprojectmanagementandS01Utinnstorelevantforeigntradingenterprise．InthiSpaper，theproblemsol’HRI’projectmanagementareoverviewedincludingorganizationmanagement．duLamanagement，processmanagement，solutionmanagement，technologymanagementetc．Ontheotherhand，someimportantproblemsareanalyzedinatradingenterpriseindetailandsomerelevantsolutionsarediscussed，whichprovidesUsefulreferenceforotherenterprises．Keywords：Tradingenterprises，ERP，projectmanagementll复H人学T程硕二f：学位论文第一章引言第一章引言1．1ERP在外贸行业中的实施现状中国加入世贸组织后，J下面I临着经济环境、政策环境和创新观念的全球化。中幽外贸公司的组织形式和业务操作流程发生巨大的变化，传统的管理方法已处于尴尬的局面，企业的发展受到了极大的阻力。随着带有企业管理角色的ERP系统的发展和推广‘之下，为我国外贸领域的发展带来了生机，并且成为了外贸企业保持核心竞争力的重要手段之一。在许多外贸企业实施ERP系统的过程中，由于外贸企业业务的复杂性，多变性和多样性加剧了ERP系统在外贸企业中项目管理的难度。项目管理的成败最终决定着ERP效益的充分发挥。据媒体不完全统计，我国目前已有近百家外贸企业购买了MRP一【[／ERP软件，而在所有的ERP系统实施中，存在三种情况：l、情况成功实施实现系统集成的只占10％一20％。2、情况没有实现系统集成或实现部分集成的只有30％一40％。3、实施失败的却占50％，在实施成功的企业中大多为外资企业”1。ERP实施失败的关键原因在于缺乏有效的至始至终的项目管理，有些企jIk并不了解ERP项目管理的内涵，没有通过科学的项Ill管理方式，i面是按照自己的思蹄展丌实施，最终由于各种原因，如内部人事矛盾、选型错误、功能无法扩展以及用户感到流程麻烦而不愿意使用系统等等导致实施失败。ERP项目管理的从一个企业ERP选型丌始，就始终引导着ERP的发展，ERP的提升和优化都离不开ERP的项目管理，在一些成功实施ERP的外贸企业中，ERP的项目管理已经成为企业管理不可缺少的一部分，并且引导企业通过ERP做出企业决策。例如上海三菱电梯有限公司成功实施ERP后，各利一产品的销售价格都是从ERP系统中自动产生的⋯。以上这些事实无疑让ERP专家们深刻认识到：ERP实旌项目管理的好坏已经成为制约ERP成败及其效益发挥的一大瓶颈因素”’。1．2外贸企业ERP项目管理的问题在分析了一些实施失败的外贸ERP案例中，发现外贸企业ERP项目管理过程中都存在着一些相同的弊病，主要集中在以下几个方面：复吐人学工程顾}：学位论文第一章引言l、企业内部缺乏项目组织管理有的企业认为实施ERP只要有软件咨询公司的实施策划就可以了，企业内部没有必要提供专职的项目经理和相关小组，甚至对于培训管理、文档管理和进度管理等都由软件咨询公司全权负责，于是导致企业在以后的ERP实施和维护中处于被动状态。企业内部实际上作为实施阶段管理的重心已从软件公司转移到了企业内部。外包公司自己不可能了解整个公司的实际业务和相关细节，不可能长期驻留在被实施的企业中。所以在企业内部建立一个自己的项目管理小组是非常必要的。2、数据管理工作没有跟上ERP需要准确的基础数据，但是许多外贸企业在这方面却做的很不够，常常发生一些很令人费解的现象。一方面企业花费大量资金购进或开发各种管理软件，但是当需要各种数据时总是残缺不全：另一方面，企业部门之问的信息沟通很不通畅，信息孤岛现象普遍存在。在实施过程中经常遇到业务部门提供一些分类不Ettt英文混排乱的基础数据，甚至还有重复的数据。同时外贸行业的管理人员通常需要从多种角度查看数据，如何有效的对数据分类和编码成为外贸ERP项目管理的一大重点。3、缺乏对外贸流程全面的考虑山于外贸行业经营方式的多样性，如：仓储贸易、代理贸易和Indent贸易等，同时许多软件咨询公司不能很好地了解外贸行业流程，导致外贸业务流程不能完全融入到ERP工作流程中去，甚至由于流程设计不当，直接致使ERP失败或加大了业务人员的工作量，有的还因为流程设计错误，导致物品的成本出错。企业方最了解自己的业务流程，软件咨询公司最了解ERP的工作流程，所以双方更需要联合起来，全面地考虑设计ERP流程。4、没有提供有效的方案管理外贸行业由于业务涉及面广，所以ERP实施中所要涉及的方面要比一般的流通行业更多、更复杂，如VMI、物流配送、多币制、进出口关税及多种成本计价方式等等。也许在ERP系统中的功能未必面面俱到，但是许多软件咨询公司没有能够做好方案管理，结果不能有效地满足外贸企业信息化的需求。同时还发现许多企业虽然获得了相关解决方案，但是往往忽略了对解决方案有效性的评估，导致丧失了进一步优化解决方案的机会，从而可能降低了整体ERP实施的效率。5、缺乏高质量的二次开发管理在外贸行业中实施ERP，二次开发一定是必不可少的，有些软件咨询公司为了迎合客户的心理，推销自己的ERP产品，往往大搞二次开发，为以后的维护和升级带来2复旦人学，r程颤，I学位沦文第一章qI言隐患，有时为了赶进度，而忽视了二次开发的质量，未经严格测试，就将其安装在ERP中，结果破坏了ERP的核心数据流程，导致程序BUG不断。二次开发是具有一定风险性的，所以二次丌发管理的好坏将影响着整体ERP性能的发挥。1．3论文的工作内容以上实施中的管理问题严重地阻碍了ERP在外贸企业实旄，大大降低了实施的成功率。要解决以上项目管理中的问题，势必需要对ERP实施管理工作进行改造和优化。将整个ERP项目管理分为五个大类的管理：组织管理、数据管理、流程管理、方案管理和技术管理。坍调好ERP项目组中的人力资源、搞好培训工作以及做好进度管理等这些工作都是组织管理的重要组成部分，组织管理为ERP系统的顺利实施奠定了保障基础。“ERP成功=三分软件+七分管理+十二分数据实施”，由此可以看出数据管理足ERP项目实施中的一个关键。搞好数据管理对于数据编码、数据分类、数据挖掘以及保证数据的正确·陛、一致性有着深远的影响，而且在ERP实施的各阶段中，数据管理的侧重点也不同。将梳理后的业务流程与ERP的系统流程有效地结合起来是流程管理的核心之一。山于外贸流程的复杂性、多变性等特点，流程管理显得特别重要，另外在一些细节流程处理上，如：退货流程、关税流程等，一定要从整体、长远的角度考虑流程。防【f：由于流程问题产生错误。不同的企业对ERP系统总会有一些特殊的要求。方案管理就是在ERP系统实施过程中，对这些特殊点或难点进行有效地分析，并实施解决方案的过程。它贯穿了ERP实旌的各个阶段，对提高ERP在企业中实施的效率有着重要的作用。二次开发管理是ERP技术管理的核心，它也是流程管理和方案管理的手段之一。二次开发管理的关键是在于不影响系统原来的流程并保证二次开发的质量，同时建立起科学的开发管理模式，另外还要建立起详尽的二次开发文档，为以后的升级和维护提供参考。本文主要以一家中型外资进出口贸易公司的ERP实施为背景，理论结合实际地分析了ERP实施项目管理的重要作用，分析了当前外贸企业ERP实施过程中所遇到的各种难点和问题，并且讨论了在组织管理、数据管理、流程管理、方案管理和技术管理等一系列项目管理的框架下外贸行业的解决方案。第二章简单地介绍了ERP的概念及其实旌的三个阶段，同时从三个层次介绍了外贸行业的业务现状。最后详细地分析了ERP在外贸企业实施时所要注意的外贸业务特征。通过上一章对外贸行业和ERP的介绍，第三章将以一家中型外资进出口贸易公司复里大学工程硕一t‘学位论文第一章弓l言的ERP实施为背景，以ERP实旌阶段为主线，深入浅出地介绍如何搞好ERP的项目管理：l、首先在准备计划阶段，介绍ERP实施的前期准备工作，如：外贸业务调查、ERP的选型和流程梳理。2、在ERP的实施阶段中，针对外贸ERP在项目管理中存在的问题，又将ERP的项目管理细分为组织管理、数据管理、流程管理、方案管理和技术管理五个方面，并结合实际，分析了外贸ERP在项目管理中存在的问题，提供了相关的外贸解决方案。3、介绍了ERP系统上线之后，企业该如何保持ERP稳定运行的几个原则并结合案例介绍如何提升优化ERP系统。通过上一章详细地研究了外贸企业ERP实旋项目管理后，第四章主要对ERP项目管理中的关键点作最终的总结，并对案例中ERP项目的实施效果作了介绍。4复臣大学工程硕：I：学位论文第二章外贸行业与ERP2．1ERP简介第二章外贸行业与ERPERP是企业资源计划的英文缩写，它源于MRP(物料需求计划)和MPRII(制造资源计划)。20世纪初，美国GartnerGroup公司首次提出了ERP的概念。GartnerGroup公司认为企业资源计划是集财务系统，分销系统，制造系统和其他业务功能系统等一体化的应用软件系统。具体的来说就是根据客户的订单，对企业范围的资源进行计划，采购，制造和销售确认，与财务系统相联接的信息系统⋯。上个世纪60年代，随着技术的发展，计算机已经不再只是科研单位的专用工具，而是越来越多地走进了企业，为企业提供全面的数据存储和处理服务。在当时的社会生活占据主导地位的汽车、石油和重工等企业，开始使用大型计算机来处理企业内部管理过程中的大量数据统计和运算工作，由此逐步进入到ERP的发展阶段。l、20世纪70年代物料需求计划系统20世纪60年末到70年代初，针对当时企业出现的供应滞后、交货不及时等问题，APICS(美国生产与库存管理协会)提出了MRP(物料需求计划)的概念。通过MRP管理软件的信息集成系统，企业对物料进行计划，以控制减少库存，同时又满足生产需要。但是，MRP所提出减少库存的目标，在企业仍然围绕生产为目标的运作模式下，事实上难以实现。2、20世纪80年代制造资源计划系统到了80年代，企业开始通过对整个内部供应链的监控和计划来指导生产，以面向市场为管理中心，随时了解和控制产品的最终成本，MRPlI(制造资源计划)的概念以及相应的软件应运而生。MRPII最主要的进步在于，它实现了业务数据同财务数据的集成，同时将JIT(JustInTime，意为“即时”)的运营模式和MRP的计划模式进行了整合，改变了财务信息严重滞后于生产信息的现象，并成为指导和修正生产活动的标准，从而达到了企业整体盈利的总体目标。企业越来越强调利润控制的作用，因此简单的财务数据和生产数据的集成，已经无法满足管理控制的要求。3、20世纪90年代企业资源计划系统20世纪90年代，随着经济全球化，ERP逐渐取代了MRPII，成为主流的企业管理软件系统。ERP的正式命名是在1990年，前面所述的美国GartnerGroup公司在当时流行的工业企业管理软件MRPII的基础上，提出了评估MRPII的内容和效果的软件包，这些软件包被称之为ERP。5复旦大学‘r程硕：i：学位论文第二章外贸行业与ERP2．2ERP项目实施的三大阶段ERP实施过程中所涉及的实施方面包括：发现最初的业务需求，制定项目计划，配置和实施软件而后优化业务流程，因而ERP项目被认为是管理类项目而非技术类项目。目前实施ERP系统一般主要分三大阶段：1、项目前期准备计划阶段(1)领导层ERP原理的培训主要的培训对象是企业高层领导及今后ERP项目管理人员，使他们掌握ERP的基本原理和管理思想。这是ERP系统应用成功的思想基础。(2)软件选型在前期工作中软件选型尤为重要在选型过程中，首先要知己知彼。知己，就是要弄清楚企业的需求，即先对企业本身的需求进行细致的分析和充分的调研：知彼，就是要弄清软件的管理思想和功能是否满足企业的需求，这两者是相互交织进行的，可以通过软件的先进管理思想来找出企业现有的管理问题，一般的ERP软件可能由于通用等原因，不能够满足企业特殊需求，所以需要二次‘丌发。(3)流程梳理大量实践表明，企业应用ERP只有在流程梳理的基础上才能获得最佳应用效益，但是需要指出的是，企业实行流程梳理并不完全是应用ERP的需要，而是为了面对市场的竞争，是为了提高企业整体水平和工作效率。此外，企业在流程梳理过程中还需要结合其它先进管理理论和方法的应用才能获得更大的效益。(4)人员配备ERP的实施是一个大型的系统工程，需要人力资源上的保证，如果双方项目小组中人员选择不当、协调配合不好，将直接影响ERP项目的实施。2、项目执行阶段(1)组织管理该项工作首先要协调好项目-'J,gll成员的职责及关系，同时制定相关的项目报告格式及建立起各种文档归档的规则，再者还要根据企业的调查结果对整个项目实施建立起一个完整的进度表。并在以后的工作中逐步细化调整。最后还要搞好培训管理工作并予以落实到位。6复旦大学工程硕士学位论文第二章外贸行业与ERP(2)数据管理基础数据是整个ERP工作的基础，这项工作关键做好两个方面的管理，一方面搞好对基础数据的收集、整理、分类和导入工作；另一方面要做好日常的数据整理、检验和备份等工作。(3)流程管理将业务流程和ERP工作流程相结合是流程管理的核心所在。它主要完成各种流程图的设计、测试并负责对ERP中各子工作流程进行分析、检查和优化，防止出于流程出错导致结果出错的发生。(4)方案管理任何行业在ERP系统实施时总会由于本行业的特殊性而对ERP系统提出各种特殊的要求。所以方案管理就是对这些特殊要求进行描述、进行有效的分析和设计，最终提出相应的解决方案并评价方案有效性的过程。(5)技术管理技术管理除了负责对ERP系统软硬件的安装、调试和维护以外，更重要的是对系统的客户化及二次开发进行管理，这两者都是对系统功能的修改和追加，如果管理不当，将可能会对系统造成不利的影响，特别是二次开发，可能会导致ERP系统以后无法升级，所以更要加强管理。3、项目稳定和提升阶段该阶段的主要工作是指从手工处理状态或旧系统正式切换到新系统之后，即ERP系统正式上线后，企业保持原来的项目小组并继续对各种系统数据进行定期跟踪检查，确保系统数据与实际业务数据的正确，同时还要做好ERP系统的维护工作。典型的活动有报表核对、系统性能调试、继续解决流程问题、消除BUG和增加培训以满足不断提高的需求。在保证ERP系统稳定运行的基础上，整理数据和参数，实施其他模块，着重流程的二次设计，增加系统的灵活性。典型的活动有系统升级、系统实施后的评审、不断地增强业务功能、技术提升／移植和追加新的模块并与当前系统的接口实现对接。上述实施阶段的划分是从企业系统整体实施的角度进行划分的。在实际操作中，往往ERP实施也有从功能子系统或应用对象予系统开始分步进行，具体情况可以根据实际情况而定。在我国，许多ERP项目往往在实施到了中期阶段就夭折了。所以在实旌过程中有效的项目管理就显得尤为突出，虽然项目管理不是项目成功的全部，但缺乏管理的项目是7复旦大学工程颀I。学位论义第二帝外贸行业与ERP很难成功的。在实施阶段强有力的项目管理是l!RP项}l质量保证的必要条件。所以ERP项目实施的过程就是一个项目管理过程”1。2．3外贸企业的业务现状和特征在外贸企业中业务的多样性，多变性和复杂性及其政策条款等一直影响着外贸企业的内部管理，对一些还没有信息化的中型外贸企业来讲，大都存在以下三个方面业务现状：1、操作层现状(1)大量外贸单证、单旺流转及统计分析报表等r作均在手工状态下处理，降低了业务人员的工作效率，丽且容易出错。(2)各种订单没有进行信息化管筻B，无法进行有效的跟踪处理，一般通过Excel报表处理。(3)业务、财务等部门和管理层之问信息，，F4．L享，传统的信息传递方式浪费大量的人力、物力，业务问极易脱=仃并且经常引发部门问的矛盾。信息共享方式还处在文件阶段，并且随意改动性很大。(4)在传统的贸易过程中，频繁多变的报价计算及大量单证，发票作业给财务和客假人员加大了工作量。2、管理层现状(1)外贸业务与财务之间信息数据沟通不畅，企业资金流向及数额总是存在差异。(2)流程无序、监控无力，管理水平明显滞后，无法满足企业快速发展的要求。(3)管理审批易于主观随意化，难查询落实，企业运行监控风险大。3、决策层现状(1)业务销量上去了但利润并不见好转，如何预控分析、扭转被动局面。(2)各种客户、供应商和商品信息繁杂且部门、个人所有，易于相互封闭又相互重叠，难以形成有效的资源。(3)对公司的业务关键环节无法掌握，信息失真、局面失控，而企业决策层及财务人员对最为关心的客户资信，物品贡献等很难得到正确的评估，难以规避贸易风险。以上三方面的描述可以看出：外贸企业信息化将大大扭转企业中信息闭塞，信息不畅等现象，同时还可以减少操作层工作压力，提高管理层的工作质量，使决策层有更多的时问去考虑扩大自己的业务，见图2．1。复旦大学工程硕士学位论文第二章外贸行业与ERP剀21外贸企业信息化每个行业都具有它自己的特殊’眭、项目管理人员在实施ERP前必须对该行业的行业性质、特点和可能遇到的难点有一个大致的了解。所以，ERP在外贸行业实施时要注意以下几个外贸业务特征：1、外贸企业进出口贸易类型多种多样，如仓储贸易，代理贸易，还有Indent贸易(口“金贸易)等，要求ERP能区分不同种类的贸易，并提供相应的解决方案。2、成本核算方式是企业利润核算之本。由于外贸企业贸易方式多样性也决定了其4i同贸易方式使用不同的成本核算方式。ERP实施初期应根据企业的业务特点优化其成本核算方式。3、供应链管理模式如何很好地与ERP系统衔接。一些外贸企业的供应链管理模式比较特别，如VMI模式，有些早期的ERP还没有配备相关的支持模块，所以在项目管理中应根据实际情况提供相关的解决方案和接口。4、外贸进出口企业中关税问题是不可避免的，所以要注意到关税的核算和分摊，特别要注意贸易方式不同，关税分摊的流程也就不同的情况。5、由于外贸行业贸易形式的多样性和业务的多变性，外贸基础数据的整理和归类显得非常重要。实施初期阶段要通过基础信息表(科目表、客户表和物品表等)实现基础数据标准化的整理，要根据外贸企业的需求按客户、物品、国别、地区和贸易类型等方面进行多方位的数据归类，以确保未来能从不同的角度进行数据挖掘。ERP在外贸企业实施时，除了以上几个外贸特征要特别考虑以外，还要因地制宜地深入业务，搞好全面地调查和设计工作，并且从企业长远的经营战略角度考虑，只有这样才能打好ERP实施的根基。9复旦大学工程硕士学位论文第三章外贸企业ERP实施的项目管_f!I!第三章外贸企业ERP实旌的项目管理对ERP项目管理来说，它不仅有一般项目管理的内容，如组织管理，进度管理和质量管理等，同时由于ERP系统的集成性，重构性和配置性等特点，其项目管理还有其特殊性。本章对ERP项目管理的特殊内容进行了详尽的分析。包括组织管理，数据管理，流程管理，方案管理和技术管理等。并在前两章综合阐述的基础上，围绕一个外贸ERP在企业实施中的项目管理案例，理论结合实际分析，深入浅出地将这些项目管理贯穿于该项目实旌的全过程，着重分析项目管理案例及其方法。为外贸企业提高ERP项目实施的成功率提供参考。F|本常来贸易产业株式会社成立于1832年，是一家历史悠久的大型跨国集团贸易公司，总部位于日本，子公司遍及北美、欧洲和东南皿等地区，1997年在上海成立了同本常来贸易产业株式会社代表处，并在2000年成立了上海常来贸易有限公司，在叶{I国‘丌展进出口业务。业务分成四大板块：化工合成制品、合成树脂制品、电子产品和健康关怀制品。贸易形式多种多样，如仓储贸易、代理进出口贸易和Indent贸易等。供应链方式也具有特殊性，如VMI供应链管理模式。该公司经过4年多的发展，业务量逐年上升。人员规模也随之扩大。为了能在激烈的市场竞争中占据优势，提高整个公司的工作效率，该公司决定引入ERP系统。3．1ERP准备计划阶段3．1．1业务调查和分析公司实行总经理负责制。由总经理直接负责各部门，出经营管理部全权管理下属业务部门的人事、财务、物流和IT等，公司组织结构图如图3．1。该公司现行管理工作中存在以下几个主要问题：l、业务管理工作缺乏规范性，随意性很大，对人的经验和水平有很大依赖性，特别是业务部门和财务部门在进库和出库的数据上总有一些差异，导致各部门相互扯皮。2、业务管理职能部门各自为政，数据和资料被职能人员独自使用，缺乏彼此了解，造成具体工作对个别人员的过分依赖，影响业务工作的进展；部门之问信息交流少，信息渠道不畅，工作不易协调-3、虽然在进销存系统的帮助之下，但是还有不少的数据处理是通过手工操作完成的，工作量仍然很大，出错率高，特别是对于系统无法处理的单证，在进出口销售类型的统计和库存核算方面尤为突出，经常造成工作中的矛盾。lO复旦人学T程硕J二学位论文第三章外贸企业ERP实施的项日管理4、公司领导对整体公司的生产、经营和销售信息掌握不及时、不准确，影响决策的质量；5、企业管理的一些基础工作不够健全，缺乏必要的管理手段，如财务和业务部门的信息交流是通过文件共享的方式，有时得不到及时更新、告知，缺乏有效的信息管理，随意性很大。6、目前公司信息化管理的手段是通过进销存系统(和财物系统脱节)。随着外贸业务的增多和变化，该系统已不能满足当前需要。图3．1组织结构翻公司领导希望通过建立ERP系统，使企业管理工作规范化、制度化和程序化，促进企业管理的基础工作，避免业务管理的随意性，提高信息处理的速度和准确性，理顺企业信息的流程和流向，及时、准确地把握企业内部、市场和其他外部信息，以提高领导决策的水平。3．1．2流程梳理流程梳理作为强化企业管理，提高企业整体水平和竞争能力的一种新的管理概念，它的核心思想就是：面对激烈的市场竞争，企业要加强过程控制，要不断的对原有的业务流程进行根本性的思考和彻底梳理，从而使成本、质量、服务和速度这些反映企业竞争能力的要素得以明显的改善和提高，适应市场竞争的需求”。在对该贸易公司的业务调查后，发现原有业务流程中有很多不合理之处．所以必须对该公司原有的业务流程进行梳理。由于篇幅所限，在这里仅对业务流程中两个环节的梳理加以简要分析。复q大学：r4坚硕l‘学位论文第三章外贸企业ERP实施的项目管理1、采购电子审核处理流程的梳理由于在该贸易公司的外贸采购中，涉及的币种多及金额大。公司领导为了确保对公司每笔采购支出安全性，曾给进销存系统中设置了电子审核采购订单的功能。但是给原先的流程增加了很多不足之处：(1)无法实现电子水纹签名。如果实现，成本上不允许。(2)由于该审核是在公司局域网内的TerminalServer上进行，导致各部门的经理外出时无法审核。(3)该流程中还规定如果不做电子审核将无法完成以后的流程环节。(4)由于没有电子水纹签名，导致在PO单打印后，经理还需再次签字，这无疑增加了：[作量。、Iru-一～u⋯～～一一r、：二j采购订雌录入Lj，^、}一二=二==二jl业务人¨图3．2电子审核流程根据以上的情况，是否还要在以后ERP中带有相关的电子审核呢?经过公司内部讨论认为该流程是并没有真正实现电子审核的功能，在以后的ERP中增加电子水纹签名的成本太高，意义不大。更新后的流程见图3．3，对于采购支出安全性的保证可以在财务出纳上下功夫。通过电子单据和实际签名的双重保证下进行。对于经理外出时无法签字时，可以先将订单FAX／№il到经理处。审阅后，通知管理部经理或总经理代为其签字。2、采购发票与入库同步的流程梳理对于月底发生的采购业务常常出现业务员的采购台帐数据和财务采购台帐数据的入账期不一致，财务库存和实际库存不一致、财务部门采购报表和部门的采购报表的数据不一致。问题在于发票和货物不同步，如果不解决该问题，以后即使上了ERP，也可12复口大学T程硕：J：学位论文第三章外贸企业ERP实旌的项目管理能由于发票和货物不同步导致无法在系统看到实时库存的情况，如何让该环节的数据流程实现同步呢?斟3．3梳理后的审核流程经过分析，由于在外贸业务中经常要遇到在途货物，例如采购业务发生在本月月底，但是由于运输途中需要一些时间以及其他原因，会造成发票在本月内到达，而货物在下月到达，或者货物先到达，发票后到情况。对于财务来讲，总是按发票结账入库，而业务人员总是按货物入库的时问结算业务。经过公司内部讨论认为该环节的问题还是在协调规范上。根据以上的分析，对于发生的采购业务，无论发票收到与否总是按其实际入库日作为该业务的入账期，财务以入库单作为结帐凭证。具体处理流程如下：业务人员在货物到货后，在系统中输入入库信息及采购发票信息，并打印入库单。如果采购发票还未到达，必须要求供应商发传真或其他方式获得该采购发票的副本，然后将采购发票或其副本和入库单交至财务处作应付账处理，如图3．4。在采购发票与入库同步的流程梳理中可以看出，业务流程梳理不能仅关注一个方面，而是要面向企业的整体业务流程。在这个案例中关键将注意力放在整个物料入库的流程上，其中就涉及到了采购、仓储和财务三个方面。只有这样，流程梳理才‘能获得显著的改善。以上主要分析的是企业自身的业务流程的梳理，对于如何将梳理好的业务流程与ERP系统流程相结合将在下面的章节加以分析。企业实行流程梳理并不完全是应用ERP的需要，而主要是面对企业自身，为了提高企业整体水平和竞争能力的需要。此外，企业在流程梳理的过程中还需结合其它先进管理理论和方法的应用才能获得更大的效益。对大多数企业来讲，尤其是国有企业，应该首先实施流程梳理。因为大多数国有企业的流程管理和机制不尽规范，企业在上ERP系复日人半丁程颀：l：学位论文第三章外贸企业ERP实旌的项目管理统时，正可以通过该机会进行企业内部流程的梳理和机制的改革。入库情息和采购麓票异步处理流程当月降爵一回I入球竹怠r一一·lERP业秀挂块lL～／叫L————一l匿难采购发票和入库信息l司步娃理澈程当月闱～叵ERP、I囝kI入庠信息卜～一务模块lL．／—、JL———一—JF。躞因一一，叵亟习I发票艇奉r一’IERP蚶丹幔块IL／——、JL—————_J3．1I3ERP选型策略图3．4采购发票与入库同步的流程梳理企业在实施ERP系统时有两种方式：定制开发和购买商品化的ERP软件。下两分析两种方法的优劣。1、外贸企业ERP定制开发的优劣势分析定制开发是指企业决定自主研发信息化系统，一方面出于对企业自身的了解，另外～方面出于对外贸行业的深刻认识，看到企业信息化工程的长远性以及专业性，俗语说“术业有专攻”，企业要实现高速稳定的发展，投入信息化开发建设的资金和人力就必须长久维持，这必然要消耗企业大量的资源和精力。另外信息化系统要求开发者对信息技术有较高的认识和操作水平，这也限制了企业自主研发的水平，因而这一类的产品就外向型的外贸企业长期发展而言并不适合。2、购买商品化ERP管理软件商品化管理软件分为国外软件和国内软件。国外软件集中了国外几十年的管理经验，其中蕴含了许多先进的管理思想，为规范我国企业的业务流程，优化管理模式提供了可借鉴的参考模型。国外软件一般来说具有全面集成，技术稳定，系统开放等诸多优势。为企业不断地发展与管理的持续改善提供了较大空问。但国外软件的设计过于复杂，客户化与二次开发的工作量大，资料汉化不彻底，对于企业人员学习与掌握有难度。国4复_口人学T程硕I：学位论文第三章外贸企业ERP实施的项目管理内软件的优势在于与国内企业管理规范和处理惯例方面有较多的考虑。因而客户化工作量会很少，企业资金投入的压力小，复杂程度低，符合国人的使用习惯。上海常来贸易有限公司的ERP选型’垃计工作，关键从以下五方面进行了考虑：(1)软件功能要满足企业当前和未来的需求，要特别注意的是“适用”，而不是盲目追求先进和万能。(2)技术平台计算机技术的发展的太快了，从Cobol到VB到J2ee等各种新的概念不断涌现。首先要保证技术的稳定性，新技术有它的优势，但同时也承担了巨大的技术风险。所以技术平台不是最新最好。(3)系统的开放性在ERP实施中二次开发是不可避免的，系统应提供简便的，易于掌握的接口和相关的工具。(4)公司的管理模式和理念方面由于上海常来贸易有限公司是一‘家开资的外贸公司，领导层都是同本人，有些普通员工来自韩因，R本和新加坡。所以经营模式基本上都是按照国外的模式引进的。所以考虑国外的软件。(5)实施公司的服务有人晚过“软件可以拷贝，服务不可以拷贝”，由此可以看出：服务是ERP选型过程中需要着重考虑的方面。负责实施的咨询公司的服务质量、技术水平及工程师对问题的理解能力对以后ERP的实施和升级维护有着巨大的影响。根据以上的几个方面的考虑和结合公司上层领导的意见，层层筛选，最终决定购买美国微软公司的SolomonERP软件(预先仅仅购买了财务和物流模块)。SolomonERP是美国最为著名的面向中等规模企业(用户数量在500以下)的ERP软件。其开发商SolomonSoftware二十多年来一直专注于这方面的开发和研究，在会计，电脑两个领域多次获得优胜奖，并以近市场增长三倍的速度持续发展，于2001年度被微软公司收购，当时它已有被150，000多个企业导入的实绩，微软公司此举诣在称霸中规模的ERP市场。该软件兼具优异的标准机能和卓越的客户化机能，以其合理的价格充分体现了全球化标准，还可以根据公司自身的需求来构筑最适宜自己的系统。Solomon的技术平台也是采用比较成熟的VC++和VB开发而成。根据上表来看对于系统配置的要求也比较低。它的特点也比较符合公司选型的出发点。但是要特别注意的复口人学“r程颂。lj学位论文第三章外贸企业ERP实施的项目管理是：任f口一种成功选型的ERP都不可能100％适合一个企业的全部流程，肯定会有它弊端和不足之处。如何绕过这些弊端和不足之处，那就要看ERP的项目管理了”1。表3．1Solomon系统的特点系统特点1扩展性2集成性3开放性4专业的财务分析jl具FRx5功能强大的报表。I‘具SeagateCrystalreport6简易通川的visual／3asicforApplications二次开发语言7易于协调的ApplicationServer系统运行环境1．SysOS：win2000server2．SysDB：sqlserverenterpl’ise20003．Report：crystalreport9．04．WebServer：IIS5．0(win2000server自带)5．C1ientOs：win2000professional以上，(含professional)IE6．03．1．4ERP的实施人员配备选型后，就必须建立起客户方的实施委员会和ERP代理商的实施委员会，并且双方必须约定ERP项目会议的时问(建议每周一次)。对于客户方组成的实施委员会，分别应由具有企业威信且对IT比较了解的管理人员和2名财务、2名精通业务的人员和2名IT组成。由于管理人员具有公司的决策权和威信，故管理人员箴当担任客户方的实施总经理，但是浚管理人员必须事先接受ERP方面的IT培训。对于ERP代理商方组成的实施委员会，分别应由1名项目实旌经理和1名财务顾问，1名行业顾问及多名技术丌发人员组成。如图3．5。16复旦大学T程硕士学位论文第三章外贸企业Blip实施的项目管理3．2ERP实施阶段前面说过ERP实施的过程就是一个项目管理的过程，ERP项目一般都是由企业的高层管理者发起的，为企业的长远战略目标服务。对于项目管理来说，像这样的企业信息化实施项目是非常具有挑战性的，与计算机的软件开发的项目管理相比，ERP项目管理很多工作很难量化，甚至项目的目标都很难量化。对于项目经理来讲，对管理的理解和对企业目前面临的问题要有深刻的认识，他要时刻与管理高层保持沟通并达成共识，说服高层，以避免目标迷失。同时要保证业务中的各个环节按进度，保质保量地融入到ERP系统中去。因此ERP项目管理的本质是识别企业真正的管理需求，然后建立～套基于ERP应用系统的管理体系，满足这些管理需求，其工作的内容应是完成ERP项El中所包括的所有工作及流程，如图3．6。3．2．1组织管理图3．6ERP项目管理ERP软件实施是一项管理改造工程，软件可以拷贝，而企业的管理无法拷贝，也不能代替，因此ERP实施的主体一定是企业白身。实施不是“交钥匙”工程，企业各级·r一把手”及管理者必须亲自参与实施，否则待项目实施上线并通过验收后，ERP咨询公司复旦人学工程tOLl：学位论文第三章外贸企业ERP实旆的项目管理的实施人员全部撤离企业后，不久系统就会停用。ERP项目管理应有一个整体的，并侧重于企业方的组织管理。让企业方知道如何去管理分配企业方的业务调查和整理工作并通过一些相关的策略去严格地监督下级人员的ERP工作、如何根据企业的实际情况提出企业方的进度管理、如何对不同的企业人员作出相应的培训工作及如何归档自己的实施成果等等，以上这些组织管理将成为本章节的主要讨论点。1、协调管理在上一节中讲述了ERP项目实施中的人员配备。企业方的项目小组是以后ERP系统实施，维护和升级的重要组织。但是对于企业方的人员往往来自各个部门，缺乏统一性，卧调性，如何分配相关的职责和角色并将他们有机的组织起来、并用一些策略加以监督、如何使企业项目小组在以后的实施中发挥主导作用及如何将企业项目小组与ERP咨询公司的实施小组有效的协调起来。常来贸易公司在Solomon系统的实施中作了以下协调管理。(1)对业务人员的管理首先要求按照设计好的系统流程输入数据，并保证每笔数据正确。每月保证手工台帐数据和SOLOMON系统数据必须一致。并且在月底配合部门经理检查部门的销售收入，成本及库存数量，同时在Cxx月SololnoFl数据输入确认表》中签字确认，对于在输入中发现的Bug及相关数据无法在系统巾体现或输入的情况，及时向企业方项目负责人报告，其次要求准时参加每次Solomon系统的培训会，最后按要求和规范准确地提供应商，客户和物品名的基础数据的各种信息，并且对每笔基础数据的导入确认签字。(2)对财务人员的管理首先要求根据实际的业务情况和ERP实施人员共同决定外贸企业的成本核算方式。其次配合ERP实施人员，根据实际情况提出财务实施前期准备工作计划。最后根据事先设置好的会计科目，将会计信息编入业务入员所提供的基础数据信息中并且确认。(3)对IT人员的管理首先要求熟练掌握ERP软件的客户化和硬件维护等常用技能。其次能根据实施的要求在不影响系统核心数据的情况下进行二次开发。并对每次开发进行严格的测试并要求提供相关的测试文档。建议以后的技术开发工作逐步移到企业IT人员处。最后要求根据ERP系统的流程编写和维护详尽的操作手册。(4)项目管理者的管理职责首先对每天发生的ERP问题点以日报的形式发给ERP咨询公司的项目负责人。该项工作尤为重要。见表3．2，其次查阅从业务、财务、IT和咨询公司处过来汇报信息并监18复旦人学工程颂：l：学位论文第三章外贸企业ERP实施的项目管理督业务，财务和IT的工作进度。随时向公司的管理层汇报。最后配合ERP咨询公司的人员一起解决流程，方案等具有关键性的问题，需要二次开发时能提出二次开发需求报告二}5。表3．2实旋报告样式Solomon系统实施报告日报上海常来贸易公司Solomon公司橄发生的袱告者部门希望回答的企业方处理者解决解决￡L阎题点日期的解决日期方法口日意见除了以上的协调管理方法外，为了便于企业内部对系统的交流和沟通，上海常来贸易公司还建立了两个邮件组，一个是用于企业内部项目管理小组成员的相互交流及业务人员对系统意见的提出：另一个用于企业所有业务人员的相互交流及项目解决方案、操作手册及项目信息的发布。2、培训管理ERP实施和应用对于大多数企业来说都是新生事物。使用一种全新的工具来管理和运作⋯个企业，必然会引起从企业高层领导到一般员工的思维方式和行为方式的改变，而改变人的思维方式和传统观念的有效方式就是培训、培训和再培训。培训管理始终贯穿于ERP项目实施的各阶段之中，培训的质量和深度是影响项目进程的重要因素，因此项目管理者每次在制定培训计划中应列明培训的时问、地点、培训内容、授课人员和培训对象等，并通过邮件告知。对于不同的人员要制定不同的培训计划和内容。见下表3．3对于培训管理及相关事宣在ERP初期阶段时，应由ERP咨询公司的人员负责，但是当ERP系统比较稳定之后，培训的组织工作应转移至企业方的项目管理人员承担，同时配备专人编写操作 说明 关于失联党员情况说明岗位说明总经理岗位说明书会计岗位说明书行政主管岗位说明书 书(一般由IT人员负责)。由于在实施过程中流程，方案等其他的因素都会导致操作规范的变化，实施中又经常遇到一些企业人员由于工作繁忙，无法参加培训，常常会导致业务人员操作发生错误。所以相关的操作手册需要不断地更新，及时地通过邮件发送给相关人员。更要注意的是版本管理，因为操作手册的页数可能会很多，让大家重新看一遍不太可能，所以要有目录并在关键页(最后一页)上写明操作变化的内容，与之对应的版本号，操作变化的内容的所在页数及重要程度，最好还有ERP咨询公司培训人员的联系方式，让人一目了然。见表3．4。19复【1人学T程颁十学位论文第三章外贸企业ERP实施的项目管理表3．3培训管理培训对象培训内容培训安捧时间，地点，教材，资料企业项目经理ERP的基本理论。教师：咨询公司，实施顾问项目管理方法。资HI-．．全部操作说明一f$1相关PPT实腌方法。系统流程。基本数据库原理。财务人员ERP的基本理论。教师：咨询公司，实施顾问财务模块流程。资料：财务操作说明’15／相关PPT物流模块的基本流样。IT人员数据库维护。教师：咨询公司，系统’I：样师数据库视图表结卡勾了解。资料：系统维护手册／相关PPT系统安全管理及备份。ERP客户化培训。业务人员ERP的基本理论。教师：咨询公司，项日经理物流模块流程。资料：物流操作手册／相笑PPT工作准则表3．4培训|手册版本控制版本号更新日更新内容页码重要度1．322004／04／27发票和装箱单打印p13，p211．352004／06／01采购过账期必须与采购收货日期plO，p17同年同月!!!1．362004／06／02采购退货过账期说明，采购反冲P24规则3、进度管理进度管理是每个项目管理必有的管理，按时、按质地完成项目是每一位项目经理最希望做到的，但工期托延的情况却时常发生，ERP也不例外。因而合理地安排项目时间是项目管理的一项关键内容，它的目的是在保证按时完成项目的情况下，合理分配资源，发挥最佳工作效率。关于ERP项目实施的周期，目前在宣传上有强调快速的倾向。对ERP项目进度的控复口人学T程颂}-'7．-位论义第三章外贸企业ERP实施的项Ill管理制绝非易事，不仅取决于ERP咨询公司的n＆力，同时在很大程度上受到客户方ERP期望值是否合理、对项目投入(包括人员时^一J的投入和资金的投入)是否足够等方面的影响”1。在项目进度安排时，一味求快，甚或是刻意追求某个具有特殊意义的日期作为项目里程碑。将对项目进度管理造成很大压力。ERP项目的进度应从客户方的时问，糖力，客户所需准备的信息等角度考虑，对于一些专业性比较强的工作，企业方项目经理可以将一部分的进度管理下放到财务和业务中去，让下级人员有一定的自主性，并在企业内部共同讨论的情况下决定进度。对于ERP咨询公司应该根据客户方提出的计划做出相关的进度安排，不要盲目自行安排进度。ERP咨询公司同时还应注意整体项目进度的管理和各个实施阶段进度之间纳相互衔接。同时为了使进度计划的编制更加简洁，直观，易于阅读和理解，建议尽量采用图形，图表的形式，项目管理二[：具f)Ioject2003是有效的项目计划工具，项目管理人员应好好地掌握。在上海常来贸易公司在财务模块实施之前，财务数据准备工作的进度计划就是让财务人员事先自己制定，然后山企业项目管理小组和ERP咨询公司一起讨沦后制定的，如图3．7．当然也可以为其他公司ERP财务模块的实施准备提供参考。O：T诎I斯t。客户．物昌．供应商科目轻子鞭号毪查糊明躲甓朔日酣用插月赢亲颤准鲁差异浯单准备喜P化撮女骺艇嘲晦鳓薪赫捌R凇i’蓉臻静甚瑚疆醒i噩链f鼎㈣鞴％^t’息帕脚余营赣^删瑚喝鬣对最报衰输出射捌酬藏髓虹3由幡匝匾函叵二]城圈3，7SOLOMON系统财务模块期初设置及实施计划表事实上，很多ERP项目的失败，正是起因于上层领导要求项目进度过快，没有足够时间准备，仓促上阵，从而导致项目团队士气低落，实施效率低下。因此，ERP项目实施的时闻管理，需要充分考虑各种潜在因素，适当留有余地，任务分解详细度适中，便于考核。在执行过程中，应强调项目按进度执行的重要性，在考虑任何问题时，都要将保持进度作为先决条件。同时合理利用赶工及快速跟进等方法，充分利用资源。4、文档管理文档管理是对项目实施过程中产生的文档进行管理，包括制作、收集、发布和保存。有些文档是咨询公司写的，更多的文档是企业方写的。在常来贸易公司的ERP实施中，2l撕螂嘶椰嘲m旧，螂嘶蛳1—2—3i一5—6—7一日一9一加一n一位复n人学T程坝I‘学位论义第三章外贸企业ERP实施的项目管理将各种文档都是按管理的内容分类并建立目录，使用文件服务器对其读写权限进行控制。在文档分类的同时，还要注意各种文档都应有固定的二舄写格式和规范，例如：解决方案的文档格式至少应包括三个方面：现状背景、原因分析和解决方法。另外，最好去利用一些与项日管理有关的文档管理工具，从而可以提高整体ERP项EI管理的工作效率。总之，加强文档管理能确保所有ERP项目关系人对ERP项目有一致的理解和认识，为以后的ERP维护和升级工作打下坚实的基础。3．2．2数据管理在运行系统之前，要准备一系列的基础数据，只有在充分理解了ERP各项数据的作fr]丰N要求后才能，r始准备数据。在ERP实施过程中，经常听蜣“垃圾进，垃圾出””1，这句话就表}{J_l了数据管理的重要性。在ERP系统中数据可以分两大类：静态数据和动态数据。静态数据是指系统的参数，各模块的基本数据等，如物品名信息、供应商信息和会计科目等。动态数据是指FI常业务所发生的数据。如SaleOrder、日常会计凭证等。在ERP系统实施阶段应侧重于静态数据的管理，ERP系统Fi常使用阶段应侧重于动态数据的管理。1、实施阶段的数据管理(1)数据定义和编码在常来贸易公司实施Solomon系统的初期，首先定义了ERP的静态数据的范围及其数据编码(一般ERP系统的数据编码都是可以由用户自己设定)。一般这工作有ERP实施公司和企业内部具体商定。数据编码是计算机系统对各类基础数据识别和分类的代码，类似每个公民的身份证号，在编码时要考虑到可筛选性及其在未来的应用。以下列举了2个在外贸ERP系统中对基础数据的定义及编码。√贸易条款贸易条款数据定义：决定支付／收取的钱款的期限。贸易条款信息所需的关键字：Description，Terms，discount．企业方的信息要求：体现具体的支付期限，易查找。贸易条款编码规则：DueDays+[After／Before]+BusinessTypeofMonth／DayDue√客户客户数据定义：客户的各种信息客户信息所需的关键字：Description，OriginalCurrency，Tax，Address，Trade，Term，CustomerSort企业方的信息要求：由于涉及进出口贸易，需体现币种的多样性，可以对复H人学一r程坝I’学位论义第三章外贸企业ERP实旌的项目管理客户编码规则多个货币自由整合。显示客户方的位戤。[Customer]+客，‘方地点位置(首二位)+顺序码+货币码[．JPY／DJB／USD]国内客户方位置用城市名缩写字母，囡外客，o方位嚣用国别缩写字母。(2)数据分类数据编码不能完全满足外贸企业以后对基础数据分类需要，特别是如何让外贸企业从立体的角度查看数据呢?如何为以后的二次开发和数据挖掘打好基础l恺?为此在SolomonERP系统中设计了一种子账号技术。子账号就是将某种点E础数据所归属的多个分类信息(根据企业的分类要求)，分为多个字段并用相关链接符．形成字符审，存放在该类基础数据的实例中，为以后的分类查询提供准确而又方便的服务。对于不同的外贸企业，在数据墼理之前，可以先由各部门的业务经理提出自己数据分类的需求，从而可以酋先确定各种基础数据的大致分类。在数据整理时业务人员町以按此分类要求分剐对基{i：I；数据的实例一一标议。以下是根据常来贸易公司的外贸分类婴求而设定的子账号，请看表3．5子帐号结构，由于企业方对供应商的没有分类要求，故只对物品和客户作了子帐号，然后根据分类的要求，设计出详细的子帐号编码表，见表3．6子帐号编码表(按客户为例)。最终根据实际编码即可做出分类应用。见表3．7予帐号应用。表3．5子帐号结构FieIdSizeMemo范嗣Division3部门ProductType3产品类型物品分类段Maker4制造商Customel-Locationl客户地点客户分类段CustomerType2客户类型表3．6子帐号编码表(CustomerLocation1ist)|A亚细亚(除日本)|J中国国内日企复旦大学工程硕士学位论文第三章外贸企业ERP实施的项日管理(CustomerType1ist)GCChangLaiGROUP／CHINAGOChangI，aiGROUP／OVERSEANcNON—ChangLaiGR00P／CHINANONON—ChangLaiGROUP／OVERSEA表3．7子帐号应』H丰田纺汽车部件有限公司000——000——0000——J——NCChangLai(THAILAND)CO．，LTD000——000——0000——A——GO表3．7中由于不涉及物品，故物品的子帐号段为空(以0表示)，以后在数拆÷分类查询时，程序员只需找到第四，第五个子段(客户分类段)即可分类查咖。对于以后新增的分类要求，可以通过修改子帐号的结构来实现新增和修改，但是勿忘对该类的基础数据以往的实例进行对应的新增分类设定，所以最好在项目实施丌始时就要从未来的数据分类角度讨论设计。(3)数据收集的基本培训为了给下一阶段的数据收集和整理做准备，在准备阶段进行数据收集培训是不可缺的一个环节。数据收集的培训大致包括以下3个方面：对ERP系统参数及基础数据的定义和分类的培训、各种收集／整理基础数据表格的培训l以及收集／整理基础数据工具的培训。(4)数据收集整理有了以上的数据定义，数据的分类和培训之后，即可进行数据收集和整理。数据的收集整理要根据项目实施的范围及企业未来发展的需求，运用相关的收集工具，结合数据分类所指定的字段来进行。数据收集整理的完整性、准确性与否是制约项目实施的一个重要因素，所以企业上下要群策群力，同时项目管理人员还要考虑以下两个方面：√数据收集整理的角色分配由于常来贸易公司涉及部门比较多，先由相关部门的负责人整理其所属的基础数据，对于交叉数据由项目核心小组一起整理。√数据收集整理的质量控制在数据收集整理过程中，建立起互换检查的制度，以确保数据的完整、准确。项目曼星丕兰三墨塑主堂焦堡皇笙三童丛塾垒些垦些塞堕塑堡旦笪堡管理人员应根据ERP系统导入程序和其他要求设计出相关的校验表格(建议表格使用VBA，可以对数据进行逻辑检查)和收集整理的规章制度，规范各部门业务人员数据整理，为导入基础数据做好准备。(5)数据移植／导入数据移植是从原有旧系统中获取数据导入ERP应用系统后台数据库的过程，它与全部数据的重新收集整理导入相比是一种比较快捷的方式，但是该种方式对原有旧系统的数据质量要求比较高，结合常来贸易公司的初期调查结果来看，该公司的基础数据存在以FJL个特点：、，由于长期半手工半计算机化的操作模式，导致基础数据不完整，编码混乱。、，没有全面的数据分类模式设置。√财务基础数据与业务基础数据脱节。根据以上的特点，高效便捷的数据移植手段是行不通的，基础数据只有通过上述的收集、整理之后，一并通过ERP数据导入工具导入。一般ERP都提供专用的数据导入工具，数据导入ERP系统之后，建议作个一个_lF式库和测试库，实施中必然会发现一些的问题，为了保证币式库的正确性，所有的测试都可在测试库中测试解决。2、日常数据维护管理(1)日常静态数据导入管理对于日常静态数据导入时，不再像ERP实施初期那样批量导入，不需要花费整个公司的人力去核对数据的正确性。在常来贸易公司的实施中是这样设计的：、，对于不同的静态数据设计不同的Excel导入表，表中明确规定了财务人员和业务人员及IT人员各自的信息输入规范及确认范围。√陔表山VBA控制，并通过SQL语句与后台数据库连接，并对表中数据如子帐号，数据编号进行逻辑检查。防止错误发生，同时要保证该表格可以重复利用。√取消业务人员在ERP系统中直接输入／导入基础数据的权限，基础数据一般出业务人员填表申请后，必须经过财务人员的确认，并由专门的IT人员编号，核对，以CSV文件的方式导入系统。对于不符合要求的，重复的基础数据一律予以退回。√对于Excel导入表的各种修改要进行版本控制，及时发布和培训。如图3．8SOLOMON物品基础数据Excel导入表(2)日常动态数据的维护管理I==l常动态数据质量是衡量ERP系统运行效果的一个重要指标。如：大家熟知的库存准确率和应收账款周转率等。要保证这些绩效指标的准确性，就必须做好日常动态数据的维护。一方面对于输入系统的每一笔业务数据必须有原始凭证，另一方面对于系统自复且人学：r程坝’t：学位论文第三章外置f企业ERP实施的项目管理动生成的，跨模块使用的单据及相关部分必须每周检查，千万不能累计到月底才统查。幽3．8SOLOf．|ON物品基础数据Excel导入表／数据检验管理为了确保日常输入数据的准确性。动态数据的检验是非常重要的。如何做好检验管理呢?◆盘点库存，核对实物余额与系统余额。◆每天将账户余额，与现有系统核对。(财务必须三个月并行)◆抽查往来户余额，与往来户赢接对帐。◆根据系统采购申请与实际需求核对，检验物品清单、计划数据的准确性。◆系统销售数据与实际销售数据比较。◆要求业务人员每月对自己所输入的数据进行签字核查，责任落实到个人。／数据清理管理ERP系统运行一段时间后，必然会产生一些垃圾数据，这些垃圾数据如果不及时清理，小则影响系统运行的性能，大则会导致系统运行出错。垃圾数据可按以下方式处理：◆在不影响系统的情况下，能删除的尽量删除；◆不能删除的，可以设定无效状态来加以管理；／数据备份管理随着ERP实施的不断深化，数据库的备份与恢复已经成为ERP系统日常运行维护的一个重要组成部分。数据备份的方法很多，主要有以下这些：手工文件备份，数据库自动本地备份和两台数据库服务器网络备份等。在进行数据备份时要考虑到以下两个方面：复旦人学r程硕，I．擘位论文第三章外贸企业ERP实旌的项El管理◆容量：备份最大的忌讳就是在备份过程中因介质容量不足而更换介质，因为这样会降低备份数据的可靠性及连续性。因此，存储介质的容量在数据备份中具有压倒一切的重要性，所以务必选择容量大而又高效的存储介质。◆备份技术：由于ERP系统每天都有大量的数据产生，所以每天对系统进行备份是必要的，但对系统管理者来说无疑是个负担。因此，务必选择能够对整个数据库进行差量化、自动化和定期化的备份技术。3．2．3流程管理业务流程的梳理是保汪ERP项目顺利实施的关键，在3．1．2章节曾讨论过业务流程梳理，其作用在于对企业原来混乱的，低效率的流程加以改进，为ERP系统的实施打好基础。本章主要研究的是梳理后的业务流程与ERP的系统流程如何有效地结合起来以及理沦结合实际地对一些外贸ERP流程案例：flII以分析，并提出相关的解决方案。1、流程管理的内容流程管理包括了对流程的认识，建立流程，流程与其他管理视角的融合、流程优化}Il规范运作等，业内人士一般都把业务流程梳理和ERP系统的实施联系起束。事实上，流程化管理模式本身就是一种重要的思想。ERP流程管理的内容包括两个部分。一是指企业作为主体，从企业自身的角度，围绕企业的经营目标。如何不断地改进和提升企业的业务流程，其可以独立进行，亦可借助于其他工具。二指以ERP项目作为主体，从项目实施成功的角度，围绕ERP项目的实旌目标，如何在项目实施的各个环=书对流程管理所涉及的任务内容和需要交付的成果进行管理“⋯。ERP项目的实施，本身就是一个大的流程，并包含了许多子流程，例如：业务流程在ERP系统中的实现，ERP工作流程的调整、分析和优化等。第一部分就是指企业业务流程的梳理，而第二部分就是本章节主要讨论的内容。2、流程管理与项目实旌阶段在ERP实旋方法论中，流程管理贯穿于ERP项目实施的全过程。图3．9说明在ERP项目实施的不同阶段，相应的流程管理具有不同的内容和要求。该图是从ERP项目实施中流程管理的角度提出的重要工作和任务。流程管理覆盖了项目实施的各阶段。f1)实旌研究阶段ERP实施方通过对企业各部门的访谈调研。对现有业务流程进行详细的描述，并在此基础上进行分析讨论，提出优化后的建议业务流程方案，并定义该流程与系统标准流程之间的差距，提交《项目实施 调研报告 关于民族工作的调研报告关于就业的调研报告XX公司人才现状调研报告XX村综治维稳工作的调研报告干部职工思想状况调研报告 》，在报告中详细定义现有的业务流程，初步的改进流程以及和ERP标准解决方案之问的差距。该报告是项目实施的重要基础和依据，对定义项目的解决方案，指导项目实施具有重要作用。复n大学T程颂-‘学位论文第三章外显f企业ERP实施的项日管理实施研究实施：交付上线继续支持誊誊。警誊≥。：：j篓≥攀鎏囊i萋耋i誊薹萋骥磐管零鬻!i攀蘩?|_；!{藿豢攀；；：瀵囊蠹至至>议计客P实施客户．验证客，o流程方案流程方案：流程方案·业务流程描述·配嚣业务流程：·验证流程角色发·业务模型定义’测试业务流程。。l：作描述·核心小纰流棵·角色定义及一’·最终用J、培训培训作描述··核心小纽流程-培训．幽3．9ERI’坝口实施阶段与流乖{管理(2)项目实旖阶段通过对客户项目小组的培训和交流，伍对业务流程进一步了解的基础上，完善新的业务流程。在ERP系统中，通过和客户项目小组一起匹配实施新的流程，探讨解决标HE流程与目标流程的差异问题，定义解决方案，递交给实施项目的技术小组，进行系统的客户化或二次开发，同时双方项目组要对整个流程进行，t格的测试。(3)交付上线阶段客户项目小组要对业务人员进行培训，并用真实数据让业务人员在系统的测试库中模拟整个流程，检查系统产生的结果和输出的报表。只有业务人员能够独立地在系统的测试库中模拟整个业务流程，ERP流程才具备交付上线的条件。(4)继续支持阶段在项目投入正常运行后，企业还应注意流程管理。这主要是由于政策、环境变化引起企业目标、业务和流程的变化，并由此导致企业新流程的增加或现有流程的进一步改进等。根据以上的分析，流程管理在ERP项目实施过程中主要交付的成果有：业务调查描述、业务流程描述和角色定义及对应业务的ERP工作流程图设计。3、外贸流程实旌介绍在上海常来贸易公司的业务流程调查中，发现其的贸易类型已经基本囊括所有外贸类型，总共分三大贸易类型：仓储贸易、代理贸易和Indent贸易(佣金贸易)。由于涉及篇幅，以下按照流程管理的思路分别介绍2个外贸流程是如何在SolomonERP中实施的。复咀大学T程硕_：学位论文第三章外贸企业ERP实施的项日管理(1)仓储贸易(采购入库与应付)√业务调查描述仓储贸易，又称库存贸易，是指外贸企业先采购物品、并存放在其的仓库中，然后按库存销售。在常来贸易公司的仓储贸易有三大特点：部分货物按批次出货，部分在库物品随时按需调价，仓储物品均有安全库存。、，业务流程描述业务人员根据物品安全库存量，向供应商采购物品，受到报价单后，经营业部门经理审核批准后，发送正式采购订单，到货验收后入保税仓库，将供应商提供的发票或形式发票(类似于采购 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 )及相关的入库单交给财务。财物部门根据业务人员提供的以上单据进行初步审核，形成应付账款。将进出口代理公司提供的备案清单、付款中请、采购订单和供应商的发票，交往财务出纳，作最终核查。财务最终核查后，付款并核销应付账款。√角色定义及ERP工作流程图设计根据以上的业务流程描述，大致可以的得出流程中的六大角色。供应商、保税仓库、财务部门、Solomon系统、进出口代理公司和营业部门。然后将这六个角色作为ERI，工作流程中的主体，业务流程描述作为ERP工作流程的架构、并将六大角色之问的关系关联起来，最终再将Solomon系统中的安全库存警报机制，采购系统，库存系统和应付系统等结合到该架构中去，就形成了仓储贸易(采购入库与应付)的ERP工作流程图。见图3．10。(2)代理贸易(出口代理)√业务调查描述代理贸易，又称无库存贸易，是指外贸企业先有了客户的销售订单、然后才去采购，货物不入仓库中，直接从供应商处货运到客户处，从中赚取差价。具有一进对一出的特点。代理贸易根据供方和客户方的地理位置可以分国内代理贸易，进口代理贸易和出口代理贸易。出口代理贸易是指供应商在国内，客户方在国外。√业务流程描述业务人员根据从客户那里获得的订单，制作销售订单，立刻向其供应商询价。在征得营业部经理同意后发正式的采购订单，然后到货验收，直接发往客户处。业务人员将供方的增值税发票及入库单，及交给客户的形式发票(相当于销售合同)及出库单交给财务。财物部门根据业务人员提供的以上单据进行初步审核，形成应付、应收账款。客户付款后，核销应收账款，同时通过进出口代理公司购汇，并获得电子底帐，最后连同付复旦大学T程顺‘l‘毕位论文第三章外贸企业ERP实施的项目管理款申请、采购单和供方发票，一并在财务出纳处作最终的应付核查。财务最终核查后，付款并核销应付l帐款。、，角色定义及ERP工作流程图设计在ERP工作流程图殴计时认为：虽然此贸易类型中没有实际仓库，但为了以后统计和区分贸易类别的需要，最终决定还是要为代理贸易在系统中建立一个虚拟仓库，并细分为国内，输入和输出三个虚拟仓库。山于考虑到代理贸易具有一进对一出的特点。故在系统中设置SO自动生成PO的功能。代理贸易流程中的角色和仓储贸易流程巾的角色基本一致，只是处理的顺序不一致，根掘以上n勺分析，结合ERP系统中的功能就形成了代理贸易(出口代理)的ERP工作流程图。见图3．11。SoLoMoN业务剜e霹}仓雒贸易聚购流秘。．一．0E应商仪税K仓壤，进m¨住jtjl公州t¨k謦祭≯一Ⅲ，SOLOMoN财势韶rj盼一l；*熟i卜一0。徽，d*一幕每!I--7群／1．娑三卜I拜!!习咽廿／箍?≯-q*一囊黪?i-一谶}一JmmEIL—，，一恻节．．．．．．．．。、．，J一．{一骖l／茹鏊／母警“蚺0☆‘2魁南托基qi-{：佧一Lo_一—一_—oK‘二；-掣1^●。'●_●。。_。。。_。_●——÷霪一靛撤姆ll麓厂忍◇tj：o．i．誊：≯／黧鐾／．．．．．．．．．_J图3．10仓储贸易(采购入库与应付)的ERP工作流程图复旦大学丁程硕：I：学位论文第三章外贸企业ERP实施的项目管埋s0LOMON业秀泓氍-出日代理贸易业务漉氍奠¨{{|¨，蠢一。≈。，。-■供应商≯j．．。警爨?萎、进m『l代珊公诩营峨部门；jjSOLOMON。一埘务鼯¨订错峨t、7饕。／．．-≯。一_l1‘嚣i报价啦l一申醚誊}-‘‘．r．—一’。l输八采襄I-7器／l硪购w帆I．1．oL—t—一’lI蝴：l一m强缱盥卜卜丸黪卜≯繇产’{兰兰lllII螗牌’推卜瞄蟹{燮J一l^雌堆LI一一—r卜u警够lj5芒赞凭-匝镣^蕺壤√臻卢1．：：—誓．IⅢ，*”iI．形^篮氍5}_㈠t帐敞纯叫ll一一r—一／告黻．／l廊¨帐款地证l’iI1．，一lj鼍于々_I参◇／蔷黻户1磐步即楚善ll◇I囊誊‘鹎《A≯—J崤徽j参。毒麓≯Ir鬻薪《峨r◇瀵幽⋯厂图3．11代理贸易的ERP一[作流氍幽4、流程改进及优化的案例分析以上主要研究的是整体ERP工作流程的设计及应用，但是在实际的实施中还需要对流程进一步的改进和优化。这里所说的流程改进和优化关键着重于流程的细节部分。ERP系统中有无数多的流程，有的流程处理可能是不正确的，有的流程可能无法实现，如果不加以分析管理，很有可能小则无法获得所要的数据，大则导致数据出错。在常来贸易复旦大学：r程硕J：学位论文第三章外贸企业ERP实施的项日管理公司的SolomonERP实施中就发现了一些流程的问题，涉及篇幅，在这里介绍2个系统流程改造的案例。(1)“10147”物品成本出错引发的流程改造√问题描述一笔2月采购，2月发货的代理贸易业务，发生了以下的问题。首先按代理贸易的流程。现做销售订单，由销售订单自动生成采购订单，其中自动生成的采购订‘j=(L与该销售订单在系统中建立起了关联。整笔业务处理结束后，业务人员才发现在采购入库时输错了编号为“10147”的物品成本单价，导致成本不对。为弥补以上的错误，业务人员向项目管理人员提出了采购退货流程的咨i=f{J。Eh于该问题发生在实施初期，项目管理人员没有考虑到代理贸易销售订单和采购订单的关联性及无库存的特点，选择了一个比较便捷的退货返冲流程的模式：先做了⋯笔成本】F确的-物品采购入库，然后反冲原来那张成本出错的采购入库单。于是业务人员根掘贩则巫做了采购订单和接受单，虽然这次成本改正了，但是在月末检查时，发现次笔业务的成术还是原来的那个出错成本，导致利润出错。√问题分析明显采购退货的流程出错了。在SolomonERP【}l销售发货时，由铺仍订单自动7匕成采购订单，并且销售订单会自动获取并记录当前该物品的采购入阼成本价，为该笔业务的利润结算准备数据。但是原来退货返冲流程首先打破了采购订单和销售订单之问的关联，导致销售订单中“10147”物品成本的价格没有发生改变，其次也违反了实际的业务流程，所以按此流程必将导致成本混乱。最终在没有对销售订单作任何处理的情况下，依旧将错误的成本作为了该笔业务的当前成本。所以采购退货或是销售退货的流程都值得项目管理人员根据其贸易方式不同仔细分析推敲的。√问题解决改造后的采购退货流程为：不论仓储贸易还是代理贸易，对于发生需要采购退货的业务，整个业务必须全部退货处理。也就是先退销售订单，入库，再退采购入库单，出库。对于如果仅仅只做了采购入库了，还没有做发货处理的业务，则只需作退采购入库单，重做采购入库即可。以上就是一个比较典型的流程导致数据出错的案例，所以项目管理人员，要对每个流程中的数据流要仔细跟踪调查，不能只把眼光放在简单的数据增减上，只有这样刁‘能保证系统数据的正确性。复旦大学_T程硕：}：学位论文第三章外贸企业ERP实施的项日管理(2)多张销售订单生成一张货运单的流程实现√问题描述任何ERP系统都有不足之处，Solomon系统电不例外。在常来贸易公司的业务流牲中客户可能一次性会发出多张订单，但是不会一次性全部采购，而是根据每月的需要从每张订单分别拿一部分的货，然后要求浚贸易公司将多张SO(SaleOrder：销售订单)rfI一部分的销售信息合并为一张货运单和一张发票收货。如图3．12。幽3．12业务中s0和货运单的．L：作流程图但在Solomon系统中，一张销售订单只能对应一张货运单和发票，无法满足jIk务流程中多对一的需要。如图3．13。l销售订单货运单-4销售发票IA10KgAlKgl销售订单货运单lB20KgB3Kgl销售订单。I货运单lc10Kg7IC5Kg图3．13SolomonERP中s0和货运单的：[作流程图、，问题分析为了满足业务上的流程，有人决定按照实际当月发生的需求业务来输入S0，然后做货运单和发票。虽然该流程既能满足客户的最终要求又能够在系统中行得通，但是客户起初的完整的销售订单就无法跟踪了，而且该订单中还有多少没有销售也无从知晓，导致销售经理对业务情况难以把握。所以这种方案是不可取的。经过仔细分析，虽然在复H人学一程硕J：学位论文第三章外贸企业ERP实施的项El管理系统处理中无法做到多张销售订单对应到一张货运单，但是客户方最终要的货运单及其发票都是从系统中打印出来的，报表打印的内容可以通过二次开发的手段在系统后台械取信息作重新组合，所以通过二次开发的手段可以将多张销售订单中本次发货的销售信息汇总到一张货运单及其发票上，而且不影响系统原来的流程和底层数据流，只需抓取本次所要汇总的销售信息的主关键字即可圆满地实现该业务流程。经过讨论，数据流rI·的发票号和发票日期可以作为汇总销售信息的主关键字。业务人员在处理货运单时只需输入该货运单的所属发票编号和发票日期即可。√问题解决根据上面的分析，进行了二次开发，实现了业务流程。见图3，M，通过浚案例彳l：}出的经验是：ERP系统中可能有的业务流程是无法实现的，但是变通地实现业务流程的方法是一定存在的。销售订单A10Kg销售订单B20Kg销{S订单C10Kg3．2．4方案管理货运单(1S0997)20040907A1Kg货运单(IS0997)B3Kg货运单(IS0997)20040907C5Kg盎合后的货运单A＼IKgBl3KgCJ5KgftS0997)／20040907整合处理图3．14改造后的s0和货运单的下作流程幽整合后的销侣发柴AIKgB3KgC5Kg(IS0997对于任何ERP系统在实施时总会遇到难点，方案管理就是在ERP系统实施中，对这些难点进行描述、有效地设计和分析、建立和实施用户解决方案的过程，同时方案管理也要提供相关的方案验证手段。ERP的方案管理在整个实施过程中要不断的维护，确认客户的业务需求，定义每个业务需求所对应的系统内部和外部事件，使ERP的方案管理能够让用户对于最终的解决方案建立起一个直观、准确地理解，为以后系统维护打下坚实的基础。1、方案管理与项目实旌阶段方案管理包括了六个步骤：业务需求描述、业务需求分析、建立相关的解决方案、复旦人学T程颅。l：学位论文第三章外贸企业ERP实旌的项目管理客户化或二次开发、解决方案测试以及交付和培i／iI。每个步骤都会包括一些任务，并贯穿各个实施阶段。项目经理会根据项目小组成员每个人的特长和背景分配到相关的步骤和任务中去。图3．15显示了方案管理中的各个步骤与项目实施阶段的关系。实施研究实施交付上线继续支持黪纂‘≤臻：雾麓鬈菪j震解决方案管理鬟墨毫孽鬻⋯。。。“嚣≯’。；鎏茎≥>。o；．r．。■j磷；，一’“一∞#。∞E“口≯*‰t艇!，设计客』、实施客户验证客户解决方案解决方案解决方案·业务需求描述·客，o化或二次·最终用户培训·业务需求分析外发。·验证客p擂j!决·建立相关rⅡ行方案·用，t手册修政方案·决定最终解决方案·应用系统解决方案测试。豳3．1fiERP项目实施阶段与方案管理(1)业务需求描述业务需求描述主要关注于详尽的业务需求说明，为业务的分析打下基础，在这步骤中，要突出需求的本质，不要仅观察需求的表面，对于客户的需求进行可行性研究，有时客户的要求是不科学的，应该加以说服。需求描述时建议描述准确，文字精炼。对于难以用文字描述的部分，最好使用图形描述。(2)业务需求分析在业务需求描述的基础上，将客户的需求和标准系统的功能进行比较，并确定要完全满足客户业务需求所存在的差距，然后收集一些业务的数据，根据一些的途径实现这一需求，例如：建立可选或替代的业务处理方法或修改或扩展系统的标准功能，最后写出分析报告。(3)建立相关的解决方案根据以上分析的结果写出一个或多个解决方案，以满足客户的业务需求。项目小组要对每个解决方案进行归类比较，其中可行方案可能会有多个，务必与客户方一起讨论，必要时请专家对可行方案作出定夺。如果最终解决方案要涉及到系统的二次开发，则要写好具体的二次开发设计文档。复丑大学T程硕}：学位论文第三章外贸企业ERP实施的项日管理(4)客户化或二次开发客户化或二次丌发是根据最终解决方案对标准的应用系统进行模块设置或进行功能性开发。ERP系统的二次开发所包括的程序模块(表单、报表、警告和数据库触发)必须经过严格地设计、开发和单体测试。对于二次开发管理的内容，将在下一章节中作详细研究。(5)解决方案测试解决方案测试要提供一套完整的手段来测试最终方案的正确性，保证高质量的交付方案成果。在解决方案测试中，除了要对浚业务需求所对应的解决方案的测试外，还必须对该业务需求所涉及的其他业务流程进行测试，以保证系统的完整性。(6)交付和培训交付和培训是指在最终解决方案成功实施后，帮助客户如何利用该方案来解决该业务需求。Eb于在ERP实施中各利-特殊需求都会产生对应的解决方案，由此引发的培训也会很多，所以必须将解决方案培训融入到Fl常的ERP培训中去，从而提高实施效率。2、外贸企业解决方案管理案例分析在上海常来贸易公司的SolomonERP实施过程中，由于外贸行业的复杂性和多样性遇到了许多的难点和一些值得研究的案例。出于涉及篇幅，这里将结合以上的理论列举3个案例进行分析。(1)外贸成本计价方案的讨论。√业务需求描述常来贸易公司在实施Solomon系统初期时，发现业务报表中物品的成本总是和采购入库的真正成本有一些差异，导致利润总是和原来的手工帐有一点不一致。有的物品成本差异还很大，许多部门经理以为是系统有了BUG．，故向实旌人员反映，要求看到其真实的成本和利润。√业务需求分析经过ERP实施人员的调查，ERP系统没有问题，问题点在于常来贸易公司使用的库存成本计价方法是移动加权平均法。移动加权平均法就是将每次采购进来的物品成本与库存中物品的成本作了移动加权平均，从而得出了该物品目前真实成本。移动加权平均法关键是针对库存商品在市场价格浮动时，让企业对目前库存中物品的成本有个明确的认识。移动加权平均法这个计价方法是一种财务库存计价方法，在财务人员看来，该计价法本身没有什么问题，但从具体业务角度来看，使用该计价方法有些不是很合理。原因如下：复咀大学_T捏倾：L学位沦文第三章外贸企业ERP实施的项Ill管理原因l：常来贸易公司的代理贸易是没有库存管理的，是通过销售单自动产生采购单，销售价格与采购价格是关联的。为了配合SOLOMON的作业流程，上述业务使用了虚拟库存，用来暂时存放采购汜录。同时，现在的移动加权平均法会根据代理贸易业务的一进一出去影响到它的真实成本，所以浚计价方法在代理贸易中不仅没有意义，更与具体业务的要求不符。原因2：财务人员一直以来都是按照移动加权平均的方法核算财务成本，但是业务人员总是按照自己实际采购的成本来计算自己的销售利润表。导致上了Solomon系统后，特别是在代理贸易的方式下，对于某些物品成本处于涨价的时候，往往看到其在系统中被移动平均了的成本却是低于市场价格的。√业务需求的解决方案So]omon系统是允许多种计价法并存的，所以可以按不同的具体业务，实现相应的计价方法。根据以上的分析并结合财务的意见，决定在Solomon系统中建立起两种计‘价方式，由于个-5；,jq-价法可以实现“一进一出”的成本核算，直接利用实际采购成本计算利润，故选择个别计价法作为代理贸易的计价方式。移动加权平均计价方法适合库存物品的市场调价，故仍作为仓储贸易的计价方式。(2)关税在Solomon系统中的解决方案√业务需求描述关税是每个进出口贸易公司必有的税项，不幸的是在Solomon系统中没有关税功能．导致关税无法输入系统，无法记入成本。导致带有关税业务的手工账成本和系统中陔笔业务的成本悬差巨大，所以必须二次开发关税的功能。以下是关税的现状及流程：代理贸易：由于代理贸易一进一出的性质，需缴纳关税的进口代理贸易货物在采购入库时就立即已报税并直接出库，即可收到关税单。仓储贸易：由于常来贸易公司的仓库都在保税区，所以货物入保税区仓库时，无须报关交纳关税，出库时才申报交纳关税。正常情况下库存内货物无关税成本，出保税区则会产生关税成本，其性质和代理贸易的关税核算方式一致，但是业务中有时会出现“整批报关、分批出库”的特殊情况：一批货物报了关，但该批货物中一部分销售出库，另一部分虽报关了，但不送出保税区仓库，造成了后者库存成本包含了关税金额(保税仓库中部分物品库存成本包含关税)，在ERP系统中保税仓库中物品库存成本都是不含关税的，所以如何在系统中处理好“整批报关、整批出库”的关税及“整批报关、分批出库”的关税成了研究的焦点。37复旦大学工程坝士学位论文第三章外贸企业ERP实施的项目管理√业务需求分析根据以上描述的结果，关税一般在销售出库时才可知晓其的关税额。但由于关税属于成本，是要和采购入库成本相合计的，如果在采购入库时增加关税输入，业务人员是无法知晓关税的，所以只有在发货出库时增加关税输入，并且在计算成本时，将关税和采购成本相加总即可。这是主要是对于“整批搬关，整批出库”的情况。适用予代理贸易业务及仓储贸易中整批报关，整批出库的情况。但是对于仓储贸易中“整批报关，分批出库”的特殊情况又如何处理呢?在这问题的讨论中出现了两种方案意见。方案1仓储贸易(整批报关，分批出库)：当整批报关以后，由财务在财务模块中自行先将整批货物灼关税进行会计分录调整(财务调整在)Ii影响业务实际库存成本情况下，只调整总帐模块中“库存商品”帐面金额)。当该批货物一部分物品出库销售时，业务人员在对应的货运单中输入出库物品的关税，月底汇总财务后，再由财务参考先前在总帐模块中调整的“库存商品”的帐面金额分别结转至对应物品的采购成本中去。方案2仓储贸易(整批报关，分批出库)：当整批报关以后，业务部门将该批己报关的物品悉数转入另一虚拟仓库(必须在系统中增加一个虚拟仓库．用来管理保税区仓库中己报关的物品)，做调整单将关税分别直接摊入到每个已报关物品的采购成奉中去，销售出库时从已报关物品的虚拟仓库出库即可，财务和业务无须任何附加操作。根据以上两个方案，实施双方进行了讨论，得出了以下的分析比较表，见表3．8。表3．8关税方案(整批搬关．分批出库)分析比较表方案比较内容方案1方案2业务人员操作难易程度简单较复杂核算准确性笼统，有一点乱，若日后发现精确，由于逐笔入帐，不会产漏输、帐实不符等情况．难以生偏差。查明原因。月底汇总操作可行性由于“整批撤关，整批出库”由于“整批报关．分批山库”与“整批报关，分批出库”的的关税在月底关税汇总清单关税混入同一汇总清单．导致巾不会出现，故核对、操作清难以区分，财务方对于两种关晰。税的处理方式是不同的(前者核销、后者结转)．故必然带来困难。是否需要其他辅助核算业务人员必须在ERP系统外无需任何辅助记录。先记录“整批报关．分批出库”复q大学一I．程硕士学位论文第三章外贸企业ERP实施的项目管理的关税情况，以便分别输入到对应的货运单中去。财务业务帐帐相符由于“黎批报关，分批出库”帐帐一致。的关税先在财务方的总账模块巾预先一并计入了采购入库物品的成本巾，而业务方的采购入库物品成本叶|可能一部分物品成本当时还不包含其所对应的关税，造成了财务总帐中采购入库成本金额与业务采购入库成本金额的差异。√业务需求的解决方案根据以上的分析比对，实施双方对于关税的解决方法都有了很清楚的认识。考虑到方案1虽然操作相对简单，但可能导致系统中关税数抛的混乱，于是经过讨论整理后提出了以下最终的解决方案。(由于涉及篇幅，关税的二次开发设汁这里就省略了)代理贸易：采购入库时关税不直接汁入采购成本。销售出库时按照关税单中每个物品所对应的关税分别输入货运单中，其合计关税总价必须保证与该关税单中的合计关税总价保持一致，月底汇总后，由财务统一处理。仓储贸易(整批报关，整批出库)：关税的处理方式同代理贸易。．仓储贸易(整批报关，分批出库)：按方案2处理执行。(3)一个父类物品细化为多个不同的子类物品的解决方案√业务需求描述由于业务的需要，某一个父类物品被细化为多个子类物品(例如：铅笔为父类物品，被细化为三种子类物品：红色铅笔、蓝色铅笔和黑色铅笔)，导致现实业务中已被细化为多个子类的物品在系统中还是按照其原来的父类物品名使用。业务人员发现仅仅直接在系统中追加细化的予类物品名后，并按子类物品名出库，在整个系统流程中常常出现该予类物品名不能销售出库的现象，于是给整个业务带来了混乱。经过分柝，细化后的子类物品名珥i能销售出库的原因在于它们都是作仓储贸易销售的，实际仓库中是有货的，但是由于系统中细化前的父类物品名没有把实际库存分配给它们，所以它们在系统中都是没有库存的，既然子类物品名的库存为空，当然在系统中是无法销售出库的。√业务需求分析有人提议将父类物品名下的库存数量按实际细化的类别通过调整单依次分配给那些细化后子类物品名。但是父类物品的库存成本如何分配呢?如果按各子类物品数量所占比例分摊，可能会导致子类物品的库存成本出错，而且不科学，所以该方案就被否定复且大学：f。程坝小学位论义第三章外贸企业ERP实施的项E1管理了。研究中又发现对于那些没有库存的物品(专门作代理贸易的物品)，如果细化，只需要直接追加细化后的子类物品名即可顺利出入库，顺利出入库的原因在于该种物品它不做库存，即一进一出、库存成本为零。山此可见，解决该细化问题的关键在于库存成本。仓储贸易中的所要细化的父类物品只要库存成本为零，也就是零库存时，就可以做细化处理了。、，业务需求的解决方案根据以上的分析，得出了如何将一个父类物品细化为多个不同的子类物品的具体解决方案：首先在ERP系统中建立所要细化的予类物品名，如果库存中又要采购入库该类物品时，则按细化后的子类物品名采购入库，如果又要销售出库该类物品时，则先按细化前的父类物品名销售n{库，直至销售’空，库存成本为零为止，最后一旦细化前的父类物品名库存为零，以后销售该种物品时就可以按照细化后的子类物t5ijll名销售出库了，然后在系统中将该父类物品名作删除或不使用处理。3、评价ERP解决方案的有效性在本节中，将讨论如何评价一个解决方案的应用情况，解决方案的表现有没有达到客户所提出的需求目标。所以解决方案在评价时，要进行系统地、有效地评估。该评价过程将在客户的组织、业务和技术领域内获墩不同的性能指标来评价某解决方案的有效性。(1)评价ERP解决方案有效性的任务和步骤表3。9评价ERP解决方案有效性的任务羽l步骡序号任务和步骤提供资料l回顾客户盼需求目标2设置该方案的评价指标3衡量解决方案的表现和续效4分析解决方案实旌后的收益用l成本总结解决方案的成效廨决方案评价报告(2)解决方案有效性评估方案有效性评估的结果是将企业实施解决方案之后的绩效指标与实施前的进行比较所得。而评估使用的绩效指标是根据实施解决方案之前所定义的客户需求目标而确定的，通过解决方案的有效性评估，ERP项目管理人员可以进一步优化目前的解决方案，从而提高了整体ERP系统实施的效率““。复旦人学T程颤J：学位论业第三章外贸企业ERP实施的项目管理(3)解决方案评价报告在总结解决方案的成效时，一般使朋解决方案评价报告来总结衡量实施方案后的ERP工作绩效。解决方案评价报告包括以下几个内容：√解决方案准确性的评估。√麓决方案操作的难易程度及是否提高了业务人员工作效率的评估。√各部门对解决方案应用情况的评价。、，该解决方案对整体ERP工作流程和其他解决方案的影响。√进一步优化解决方案的建议和决定。所有的评价应该基于预先设置的评价指标量化进行(例如：业务人员的工作效半、各部门对方案的满意度以及方案的准确性等)。3．2．5技术管理ERP系统是一个基于数据库系统和计算机应用系统之上的管理系统，它的运行永I玎发总是与计算机技术细细相关。所以在ERP系统实施管理的另一个方面就是技术管理。在ERP实施过程中，技术管理的范围非常广泛．如：ERP系统的架构安装、数拯：库系统的调试、系统的客户化及二次开发等。在这坐首先要区分二个概念：客户化和二次开发。客户化是指在ERP实施过程中，把不涉及程序改动的工作，一股只需要ERI，的实施顾问或企业IT人员就可完成，根据企业需要，配置系统的参数等”“，例如修改操作羿面的字体。借助ERP自带的一些工具，不需要有很多的计算机知识．企业中的111人员在实施顾问的指导下，很快就可以学会如何设置。企业在实施ERP系统时，往往不能直接搬用标准的软件产品，需要丌发一些特殊的功能、报表、甚至单据，以满足企业自身的实际需求。这种开发，称之为二次L丁l：发”。。二次开发在ERP的技术管理中占有很重要的地位，所以本章中将着重阐述二次开发的管理。1、技术管理与项目实施阶段技术管理贯串了从实施研究、实施、交付上线和继续支持的所有ERP实施阶段。如图3．16所示。每个阶段所涉及的技术管理任务都不相同，下面就来逐一探讨：(1)实蘸研究阶段该阶段主要的管理任务在于根据系统架构的要求、完成系统硬件的安装、配置和调试，确认是否所有的硬件能够支持所有的功能。这些包括数据库服务器、ERP应用专用服务器等。同时考虑对企业方的系统管理员进行数据库管理培训。复旦大学工程预：L学位论文第三章外贸企业ERP实施的项f『管删(2)实施过程阶段该阶段也是技术管理的核心阶段，主要的管理任务在于ERP系统的全部安装到位，后台数据库系统安装调试完毕，确保数据导入工作的顺利进行。其次根据客户的要求埘系统进行客户化配置，对于客户的特殊要求进行二次开发的管理。最后基于角色进行系统权限的授予，迸一步加强ERP系统管理员的系统维护(包括客户化)的培训。(3)交付上线阶段该阶段的管理任务首先是对整体ERI，系统运行性能的渊整，同时对于系统接口、锌户化及二次开发的成果进行确认，最后ERP实施方提供现场的技术支持和培Ull。(4)继续支持阶段该阶段的管理任务主要负责对ERP系统升级补丁的安装，还有对客户新增的特殊要求进行二次开发以及对于如病毒入侵、硬盘损伤等灾难性技术故障进行系统恢复和支持。实旋研究实施变付上线继续支持毳囊i豢纛§霪《蓑霪鬻辑l《鬻纂誉篡跫j≮j_攀鬻j黎；¨j|i曩≥?—～：三二———7·实旌平台和环境定·系统安装及数：·系统的性能调·系统的升级承f义。据导入。’整。功能扩腱。·基础架构和系统结·系统的客户化。’·客户化及备项·系统的技术支构的定义。·二次)F发。-数据的校验。持，补丁的及时·技术培训。·系统安全管理。··现场技术支持修订。·技术培训-及培训·技术支持●圈3．1(5ERP项目实施阶段与技术管理2、二次开发管理由于不同的企业各有自己特殊的需求，可能会导致与ERP软件功能匹配的差异，软件商会强调ERP软件的标准性，要求企业改变其原有的流程来适应软件，而企业又可能会强调这些特殊需求存在的必要性，如果ERP软件中无法实现这个功能，就无法正常地进行日常工作。从以上出现的这些现象和问题可以看出，客观上ERP软件产品业在不断的完善其功能，虽然不可能做到面面俱到，但是必须要求ERP系统具备适应各种需求的能力，提供通用的接口，在无法满足客户的特殊需求时，通过二次开发，就可以较好地满足这些特殊需求。复旦大学工程硕士学位论文第_三章外贸企业ERI，实施的顾日管理二次开发通常会涉及到软件模块的改动，要增加I或修改软件的功能，一般需要专业的软件开发人员和ERP实施顾问完成，需要借助软件商提供的：二次丁F发：[具，同时可能还需要相关的软件设计文档，这些可能需要签订相关保密卧议，而且并不是每个软件供应商都愿意提供ERP系统的源代码或设计文档的。(1)二次开发的注意点及原则一般来说，二次开发应该尽量的减少或避免。这是因为从事二次开发的人员必须熟悉软件的功能和相应数据库表结构，同时又要充分的理解用』。特殊的业务流程，这是需要一定的时间和工作量的，甚至可能会延误信息化的实施进程；再者改动软件后还会影响今后软件版本升级，因为软件供应商在开发新版的软件升级补丁时，根本不会考虑针对某个特定用户的特殊需求所做的个‘t,LTr-发。当然二次开发不是不能做，而是应该怎么做。这里有两个原则：√不要修改核心代码。一方面，修改了核心代码，极有可能会影响系统的流程年¨数据的准确性，给系统带来隐患。另一方面，一旦直接修改了核心代码，以后的系统升级就没有着落了，软件供应商不可能为你的系统单独提供系统升级补丁。√不要改动太多。ERP软件不是给一个企业用的，每个企业都可能有自己特殊的需求，不可能都满足。如果每个需求都作了二次，r发处理，很有可能对系统流程造成影响，如果开发不当，相关的二次开发之问还可能相互冲突，所以哪些二次开发必须要做，哪些可以不做，要看会不会影响大局。可做可不做的，则坚决不做。(2)二次开发管理的内容二次开发管理和一般软件开发管理大体上一致，一般可以细分为需求分析管理、设计管理、开发管理、测试管理和发布培训管理。它们都有自己的目标及范围。见表3．10。通过以上对二次开发管理的详细阐述，可以看出二次开发管理在ERP实施中扮演着重要的角色，如图3．17。总之，二次开发有利有弊，它与企业的ERP选型有着直接的联系，不太成熟的ERP软件可能将企业变成了其完善自身功能的“试验田”，同时给企业带来了没完没了的二次开发。所以企业实现信息化的最佳途径是：通过选择成熟的ERP软件产品+少量的二次开发进行““。如果必须要做二次开发，一定要认真的分析对比并权衡利弊，究竟是要修改ERP的功能，还是要套用ERP系统中现有的流程，总之，一定要寻求一种最佳的解决方案来满足企业的特殊需求。复旦大学工程硕士学位论文第三章外贸企业ERP实施的项口管胖表3．10二次开发管理表二：次开发管理的内容目标范嗣需求分析管理尽可能的满足客户的需求1．研究=次开发的可行性2．详尽地描述客户的需求设计管理根据需求分析，计算二次开1．进度管理发的进度并写“1二二次开发2．详细设计，其中详细设计-⋯}『要的详细设计u哆包括以一r的要点▲开发的概要及丰H关注意的Ⅲ项‘开发所涉及到数据库的嵌结构。程序流群幽‘川户界面设计及并种误搽舶：提示警告设计开发管理创建符台开发规范的程序1．技术咨询。测试／评估技术的可U-_}q-o评估功能是否实现需求2．系统结构设计和实现3．程序开发^‘实现功能，并初步单体测试4．相关工具。编写单体测试脚本测试管理保证二次开发的正确性l-测试计划4设定测试项目‘考虑与所涉及的流程同步测试。o测试数据准备2．执行整体测试3．测试报告。测试完毕后，向项目组提交测试报告书4追踪所有的BUG发布培训管理确保用户更有效地使用软1．开发成果发布，二次开发资料归件档2．用户培训及现场支持维护复臣人学下程顾：L学位论文第三章外贸企业ERP实施的项口管理用户系统．管理员3．3ERP稳定提高阶段图3．17二次开发管理用户宴旌公司在ERP实施过程需要付出艰苦的努力。一个企业历尽艰辛，完成了ERll实施任务后，就进入到了稳定提高阶段。也许很多企业都松了一口气，认为实施已经成功，可以⋯劳永逸了，但是实际情况并非如此。ERP系统是一个以人为主体的系统，成功地实施了ERP系统不等于永远的保持成功，在运行过程中，仍然需要持续地维护和经常地捕获信息反馈。正如某些ERP专家所说：ERP成功实施不是目的地，而是万里长征的第一步“⋯。所以在ERP实施完成之后，稳定ERP系统对于企业方来说是一项非常重要的任务。1、企业保持ERP系统稳定运行的凡个原则(1)坚持有效的组织在ERP系统实施获得成功后，不要解散企业方的ERP项耳小组可以考虑将项目小组名称更名为“ERP运行管理小组”或者其他类似的名称。“ERP运行管理小组”的规模、工作方式和工作内容与以往的相比有所区别，主要表现在以下几个方面：√不再有专职的ERP工作人员，因此小组规模可以略小些。√小组会议由每周1次改为每月1次，小组的工作组主要在于关注ERP系统的运行情况，向企业高层领导汇报结果并不断进行改进。√每年更换组长1-2次，组长在小组成员中产生。这样做可以增强“ERP运行管理小组”成员的集体感，同时强调ERP是一个全企业范围的系统。√在ERP系统实施以后，与ERP软件代理商每半年开一次会，他从管理小组获得ERP复旦人学工程硕』：学位论文第三章外贸企业ERP实施的项目管理统运行情况的最新纪录，其任务和实施期间一样，印分析和掌握事态的发展，提供指导，必要时作出重新分配资源的决定。(2)进行认真的检铡检测ERP的效果需要用业务和财务两方面的报表和数据，业务和财务的检测用来不断地检查ERP系统的运营情况，它可以起到早期报警的作用～当某些事务开始出错时，它就会给出提示，从而帮助人们不断改进系统的性能。(3)继续教育培训如果没有关于ERP继续教育的严密计划，那么对长期稳定的运行管理ERP系统将足一个潜在的威胁。原因有两个方面：一个方面不断地有新员工加入企业，对这些新的任职者，如果教育不及时会产生很多麻烦。于是，将不能像以前那样有效的运行ERP系统。另一个方面企业经营条件的变更。对于任何一个企业来说，3年前的经营环境与今天相比可能会截然不同，发展了新的供应链管理，进入了新的市场，变革了业务流程等等诸如此类，都会增加对ERP新功能和新流程的培训。ERP继续教育是一个伴随企业经营的&期过程，在这个过程中，人们可以维护他们的工具，适应新的形势，迎接新的挑战。因此，ERP继续教育应当紧密地和企业运行机制相结合，应当对企业中的每个岗位建立最基本的ERP教育标准，并纳入岗位工作规范，新员工应在开始工作的几周内达到这些标准。(4)软件维护，依靠自己是最可靠的对于己经成功地实施了ERP系统的企业来说，应当做好由自己来维护ERP的准备。不要认为软件供应商能够永远地提供对软件的维护，5年之后，他们可能已经转产，甚至可能倒闭了。对于软件的维护，如果不是一开始自己进行的话，那么也是开始的越早越好。ERP软件是一套对于企业运营极为重要的工具，对于这样重要的资源长期依赖外部力量来维护显然是不明智的。2、ERP系统的提升和优化案例介绍ERP系统的运行和管理要达到两个目标：基本是保持已有的水平不要降低；更高的目标是渐有所思、渐有所进，一句话，就是要争取越来越好。对于上海常来贸易公司的ERP实施成功后，除了保持其的运行稳定，还作了一些提升工作。涉及篇幅，这里介绍两个方面的提升和优化。(1)ERP与ⅧI供应链管理的结合上海常来贸易公司为了适应市场竞争的需要，在电子部实行着一种比较新的供应链管理模式～vMI供应链管理(供应商管理库存)。复q大学F：程碳卜学位论文第三章外贸企业ERP实施的项目管理vii供应链管理模式是一种在用户和供应商之问的合作性策略，以对双方来说都是最低的成本优化产品的可获性，在一个相互同意的目标框架下由供应商管理库存，这样的目标框架被经常性的监督和修正，以产生一种连续改进的环境。上世纪九十年代的亚洲金融风暴后，企业为了提高自身的竞争力，不断寻求各种措施提高企业对市场需求的响应速度，vii便是其中一种“”。Vii供应链管理模式的特点可以大大缩短供需双方的交易时间，供应链管理中强调企!比的核心竞争力，强调企业问长期的合作伙伴关系。vii正是适应了供应链管理的这种必然趋势，而且大大减少了用户的存货，它的灵活性无疑提高了整个供应链的柔性。供应商在软件、专业知识和后勤设备等方面一系列的服务，也降低了客方的库存管理成本，提高自身企业的优势。同时vii不同于以往任何库存优化模型与方法。以往的库存控制理论与方法都是站在使用者的角度，始终没有跳出这个范围。而vii是把库存控制的决策权交给了供应商。因此vii对供需双方都是一个挑战。VMI供应链管理模式必须建立以下的的基础上““：4VMI要求客户方向供应商提供足够透明的库存变化信息，以便供应商能及时、准确作出补充库存的决定。要解决上述问题，客户方和供应商要建立起相互信任的战略伙伴关系，这是实施vii的根本基础。没有这个基础，vii是不可能实施成功的。√客户方和供应商共同建立VMI执行协议的框架和运作规程，建立起对双方都有利的vii系统。库存信息管理在vii中具有重要的意义，仅靠传统的人工管理方式已无法适应其的要求，必须依靠先进的信息技术，建立起先进的vii运行平台。同时，VMI的实旋改变了一般的管理模式，也要求新的计算机软件的支持。常来贸易公司作为供应链管理的供方，在客户的仓库中管理存放自己物品，根据客户的需要随时出库，r并且从市场上购买了一套vii的软件系统，但和ERP软件仍是两个独立的系统，库存信息和销售信息不共享，通常情况下，ERP系统只负责定单层面的传递，难以纵向深入到物流的操作层面，特别是涉及到vii等模式时，其处理模式更属于典型的物流系统范畴。SolomonERP系统开发于上世纪90年代，还没有提供对Vii供应链模式的支持功能，当时为了使vii的销售信息与其他销售信息一起在ERP中整合处理，常来贸易公司的电子部的业务人员还要必须在ERP系统中输入每笔vii业务的销售单和发货单，而且导致常来贸易公司无法在ERP中查看vii的实时库存。所以为了彻底减少VMI的业务输入工作量，实现VMI系统与ERP系统的信息一体化，建立VMI系统与ERP系统的接口成了常来贸易公司提升ERP系统的核心任务。根据对两个系统的调查，得出了以下的设计方案。vii系统中库存信息，以ERP系统的库存信息为准，ERP的Vii库存信息通View表的手段映射到Vii系统中，以便让客户看到实时的vii库存。客户方在Vii系统中输入的采购订单，自动通过接口程序转变为SolomonERP的Vii型销售单和发货单，并通过复q大学T程顾士学位论文第三章外贸企业ERP实施的项目管理定时的系统处理，修改库存和生成应收账款。如图3．18，通过VMI系统与ERP系统的对接成功，更好、更充分地发挥了ERP系统在供应链管理中的管理优势。(2)提供多样化的查询模式对于贸易公司的管理层和决策层来说，上ERP系统，就是希望能够从中挖掘出多种多样的企业资源信息。但是ERP系统在查询方面未必能够面面俱到。常来贸易公司就存在以下的需求。√山于常来贸易公司的管理层都是来自F1本的，所以操作系统都是日语版，虽然SolomonERP系统是英文版，但是作了汉化处理，并且系统中很多基础数据都是中文，无法在日文状态下正常表示。√由于Solomon系统是c／s结构，销售人员和公司的管理层经常出差在外，无法在外了解目前的库存或销售情况。√各部门都希望能根据自己要求自主地查咖各种信息，如订单信息、货运信息和库存信息等。窖pVNIl采缝拄¨S010morlERP峰，—1咖}t件n．一'{《蛳¨1k擐Jv⋯㈣洲lf输入出眸_惟r_L卅r—叫L，——一——√。}芷货。}＼L—l_剁f{础叶：成s‘，hTI‘⋯卜＼、／叠缝qtflgVMI筻：型{，|=妯礴饯啦和控赞蹲★-l最缝fI曲娃卵i-Io卜I．卜：上Lf、酱}强垃vie“翻暾甜{卑尊《图3．18VMI与ERP的结合根据对以上需求的调查和分析，决定对ERP系统的查询功能作出以下的提升。在Solomon核心数据库上，通过数据挖掘技术建立各种View表，然后在View表的基础上利用Web技术和ODBC技术作为数据查询的平台。4B／s技术是当前信息系统中比较流行的技术，在WEB平台上为公司开发一些通用的查询系统，界面建议使用英文(可以解决语言问题)。如库存查询、销售查询和业绩查询等。通过该种技术一方面解决了移动查询的需要，另一方面，在日语IE45复“人学I’程颤f‘学位论义第三章外贸企业ERP实施的项目管理中只须加载中文语言包，即可解决中文基础数据在同语系统中乱码的问题。√对于那些熟悉Excel和Access应用的人员，在Pc中建立与View表的ODBC连接，即可通过Excel和Access强大的报表处理功能，根据自己格式从不同角度获得各种有用的信息资料，如图3．19。√在信息安全设计上，一方面在WEB开发技术上使用基于三层架掏的52ee技术，另一方面使用VPN技术及防火墙技术，保护ERP系统的网络安全。经过以上方案的整合，上海常来贸易公司的ERP系统整体网络架构发生了变化，Lb单一的c／s架构模式变为了以c／s架构为主体的ERP系统+B／s架构为辅助的ERP轴助查询系统和VMI系统的混合架构模式，如图3．20。圈3．19ODBC查询和B／S架构查询图3．20常来贸易公司ERP系统整体网络架构复口人学工程fⅢkl：学位论文第凹章结论第四章结论上海常来贸易有限公司在成功地实施了SolOm01]ERP后，整个公司的业务、财务及企业管理等方两都取得了初步的回报。在业务方面，通过ERP系统的实施不仪了规范业务人员的工作，大大提高了工作效率。而且大量的外贸单证和销售统计报表均可随时查l荫J和跟踪，并且实现了财务与业务的信息互动和共享，提高了信息的流转速度。在财务方面，通过Sotomon这种以财务核算为中心的集成信息系统，在F_|常的销售出库、库存采购等业务操作的同时，同步生成了财务凭证，这样财务人员只需进行审核后即可过账，省去了大量收集、整理和制单的基础工作，可以腾出更多的时问处理与分析数据，减轻了财务人员的工作量，同时强化了企业内部成本管理与控制。在企业管理方面，企业管理出定性管翌I!变为定量管理。企业管理人员与决策人员能及时掌握足够的信息进行正确的决策，提高了企业的决策水平年¨对市场变化的响应速度，大大降低了外贸风险。“企业资源计划(ERP)系统带来的潜在效益是巨大的，但同时其风险乖I成本也是不可低估的⋯⋯”这是《哈佛商业评沦》1999年2月刊披露的哈佛商学院Cliff'e教授的ERP研究报告得出的结论”⋯。ERP之所以如此，在于企业应用软件愈来愈复杂的事实。当今不仅在东方国家而且在西方国家，成功实旌ERP系统均面临挑战。许多研究人员和咨询顾问一直在寻求更高效率和更有效果的项目管理方式，以保证ERP系统在企业的实施具有较高的成功率。本文主要以上海常来贸易公司的ERP实施为背景，同时结合该外贸企业的实施案例，详细地讨论了项目组织管理、数据管理、方案管理和技术管理在外贸企业ERP实施中所起的作用和各自所扮演的角色。事实上，在任何行业中成功地实施EI{P的关键要素都有相似之处，ERP在外贸企业实施中的项目管理要点，在其他行业也可以参考。以下是在外贸企业ERP实旋管理中所积累的一些经验和感受，作为全文的总结：l、人的因素无论怎样强调都不过分ERP运行在一个企业，它统筹安排企业的物料、资金和人力等各种资源，与生产和经营息息相关，它涉及到企业的每一个人。因此企业领导必须理解ERP，全面支持，并期待利用ERP系统获得效益。另外，ERP的运行需要计算机，但这决不意味着ERP只是IT部门的事情。ERP属于使用它进行有效工作的每一位员工，只有全员参与并建立起主人翁精神，才能充分发挥EPR的效益。2、高度重视数据的准确性，建立必要的责任无论手工系统或计算机系统都不能在谎言的环境下生存。不准确的数据对于计算机复[1人学T程硕I：学位硷义第州章鲒论来说其实就是谎言。它们只能被计算机刚来高速地产生错误的答案。因此必须建立数据 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 ，数据操作的各个环节上的准确性都有专人负责，否则数据的准确性没有保障。3、不要把手工系统的工作方式照搬到计算机系统中如果对现行落后的手工方式颇为满意而不愿改变它，那么搞ERP将是浪费资金。要按ERP的流程标准改变现行：亡作方式或其中的某些环节，切不可修改ERP系统去模仿现行不适当的手工方式。4、分步实施策略ERP是一个庞大、复杂的系统，如果片而强凋要实施软件中的全部功能，往往会因此消耗大量的资源、时pn而不得要领，区：lllL应浚本着“总体规划、分步实施、重点突破、效益驱动”的原则“⋯，计先实施最基本f『J功能，让系统尽快运行起来，然后再随着应用经验和时机的成熟，扩大应用，逐步完善。牛顿泌过如果我们比前人看得远，那是臣；|为我们站在他们的肩上”03。有了实施和应用ERP的决心和共识，还必须有科学的态度和方法才能把ERP搞好，衷心地希望广’大实施和应用ERP的同行能从以上这些经验承l感受巾受益。复旦大学工程硕。I：学位论史参考文献参考文献[1】陈剑波，张玮．中国中小企业发展现状．新经济导刊，2002(01)：23—25．【2】汪诺菡．ERP中国企业成败实录．北京：机械工业出版社，2004．102—110．【3】崔小波．中型企业ERP实施策略研究．软件学报，2002～08(3)．[41陈一飞编译．如何在中型企业中实施ERP．计算机世界，1999—05(5)．【5】林琪．ERP中的项目管理实现[J]．计算机剐：队20(／1(01)：20—31．[6】吴晓明．BPR：业务流程再造．重庆_E_qk管理学院学报，1999一01(1)．[7】罗鸿．ERP实施全程指南，电子：[业出版社，2003．78一100．f8】DAVENPORTT}I．Puttingtheenterpriseintotheenterprisesystem．[1arvardBusinessReview，1998．203—205．【9】曹琪明．上海企业信息化现状和实现途径．计算机世界，1999—08(6)．【10】王玉荣．流程管理．北京：机械工业出版社，2003．39—50．【ll】朱冠舟．ERP的六大核心思想．http：／／www．amteam．org／a—erp_mrpii／erpmrpii．htm，2001．【12】诺伯特-韦尔蒂．大型ERP实施全接触StepByStep．北京：机械工业出版社，2004．203—307．【13】罗鸿．ERP原理·设计·实旋．北京：电子工业：_}5版社，2003．67—97．【14】赵令家，唐孜绚．企业信息化经典ERP／PDM／CAPP．：lE京：清华大学出版社，2002．107．[15】用友软件股份有限公司．ERP应用指南．北京：机械工业出版社，2003．153—201．【16】吴洪波．面向供应链管理的内涵及ERP系统的实施．管理现代化，2000(01)：13一17．f171MICHIELRL，张杰．采购与供应链管理[M]．北京：机械工业出版社，2001．78—92．【18]托马斯·达文波特．信息系统的商业价值．北京：中国人民大学出版社，哈佛商学院出版社。2000．23—35．【19】池续航．对ERP实施现状的思考[N]．中国计算机报，2000—10(10)．【20】张后启．ERP系统的成功应用模式．中外管理导报，1999—02(10)．复H人学f程预L学位论义致谢致谢首先感谢复旦大学研究生院给了我继续在复旦大学攻读硕士学位的机会。2005年是复旦大学的百年校庆，同时我在复旦大学的硕士研究生生活也51IJ将结束了，在这几年的研究生学习阶段中很多老FIIJ、同学都给了我无私的帮助和支持，在个人能力和专业技能等方面都得到了很大的提高。软件学院的赵卫东老师对本人的论文写作提供了许多有益的帮助和支持，也给了我极大的关心和鼓励。李银胜老师和其他老师【虹对本人的论文写作提供了帮助和支持，在此一并向他们表示衷心的酣意。最后，衷心感谢所有帮助过我的老{filj和朋友们，我将继续努力。论文独创性声明本论文是我个人在导师指导下进行的研究工作及取得的研究成果。论文中除了特别加以标注和致谢的地方外，不包含其他人或其它机构已经发表或撰写过的研究成果。其他同志对本研究的启发和所做的贡献均已在论文中作了明确的声明并表示了谢意。作者签名：继日期：童璺2煌幽论文使用授权声明本人完全了解复旦大学有关保留、使用学位论文的规定，即：学校有权保留送交论文的复印件，允许论文被查阅和借阅；学校可以公稚论文的全部或部分内容，可以采用影印、缩印或其它复制手段保存论文。保密的论文在解密后遵守此规定。作者签名：幽导师签名：日期：函噬[鳗外贸企业ERP实施项目管理作者：唐嘉翰学位授予单位：复旦大学参考文献(20条)1.陈剑波.张玮中国中小企业发展现状2002(01)2.汪诺菡ERP中国企业成败实录20043.崔小波中型企业ERP实施策略研究2002(03)4.陈一飞如何在中型企业中实施ERP19995.林琪ERP中的项目管理实现2001(01)6.吴晓明BPR:业务流程再造1999(01)7.罗鸿ERP实施全程指南20038.DAVENPORTTHPuttingtheenterpriseintotheenterprisesystem19989.曹琪明上海企业信息化现状和实现途径1999(06)10.王玉荣流程管理200311.朱冠舟ERP的六大核心思想200112.诺伯特·韦尔蒂大型ERP实施全接触StepByStep200413.罗鸿ERP原理·设计·实施200314.赵令家.唐孜绚企业信息化经典ERP/PDM/CAPP200215.用友软件股份有限公司ERP应用指南200316.吴洪波面向供应链管理的内涵及ERP系统的实施[期刊论文]-管理现代化2000(2)17.MICHIELRL.张杰采购与供应链管理200118.托马斯·达文波特信息系统的商业价值200019.池续航对ERP实施现状的思考200020.张后启ERP系统的成功应用模式1999(10)相似文献(10条)1.期刊论文陈伟基于ERP的外贸企业出口退税管控-国际商务财会2009,""(11)2009年6月1日起国家再次上调部分商品出口退税率,这是自2008年8月1日以来第7次大范围上调出口商品退税率.由于涉及商品面大、退税率调整次数多、政策因素强、国家规范要求高,外贸企业基于ERP系统,优化出口退税管控实务操作,能够有效提升自身出口退税管理水平,控制风险,提高工作质量和效率.2.学位论文顾正平小型外贸企业ERP实施战略2004在中国迈入21世纪的今天,中小型外贸企业的应运而生,给外贸行业ERP的实施提出了严峻的课题,如何在尚未成熟的中国的ERP市场中寻得这些企业的最佳选择,又如何借前车之鉴少走弯路,少付学费,既了解ERP实施可能带来的风险,又要知难而上,跟上世界贸易的潮流,这是每个欲与世界贸易接轨的企业都必须面对的问题.作者有幸全程参与了国立进出口公司ERP实施的整个过程,并负责期间的协调、组织工作,有收获、有感慨、更有许多经验和教训,在运用ERP理论的学习和分析后,通过对该文ERP实例的讨论,旨在抛砖引玉,为小型外贸企业的ERP实施提供一点有益的启发.该文分为六个章节:第一章介绍ERP的发展现状,阐述ERP基本理论以及企业战略实施理论.强调以企业资源整合为目的的ERP实施战略的重要性.第二章介绍国立进出口公司的基本情况.分析国立进出口公司ERP系统的实施特点和基础.第三章介绍国立ERP项目的形成过程,项目计划以及系统功能.描述ERP实施中的问题和解决方法.第四章对国立进出口公司ERP的实施进行评价和分析,由此说明关于企业战略、企业文化、业务流程重组等关键因素对ERP实施的重要影响.第五章根据对该案例的分析,提出中小型外贸企业ERP实施的建议以及理想模型分析.第六章后记3.学位论文沈文浩ERP在外贸企业的应用2004随着信息化时代的到来,企业管理的重要性受到了普遍的关注,谁能够有效的利用企业的资源,运用现代化的管理方法,可以说就是把握了主动.该论文的主要目的是将现代企业管理思想通过计算机高效、便捷的处理方式,来为外贸企业的管理以及风险控制度提供可靠的保障.众所周知,我国的国有外贸企业都曾有过自己的辉煌,这些成立于建国初期的大型外贸骨干企业,跟随人民共和国的前进步伐不断壮大,为国家对外经贸事业做出了重大贡献.但是,改革开放以来,国家经济体制和外贸体制的急剧变化,既给他们带来了发展的机遇,也给他们带来了严峻的挑战.十几年过去了,他们中有的已挤身于世界500强企业的行列;有的因决策失误,陷入债务危机;有的虽然经营者已换了几任,企业名称也改了多次,但仍未摆脱困境.笔者认为,当前大多数国有外贸企业自所以在市场竞争中仍处于尚未站稳脚跟和正在拼搏的困境中,除了经营者对企业战略定位缺乏正确的认识,更为重要的是企业没有实施有效的信息化管理.导致公司有效资源严重流失,公司整体竞争力明显下降.该文针对国有外贸企业的现状,以"亡羊补牢"的迫切心情,以ERP基本理论为依据,通过自行研发的企业资源信息化系统的再造和实施,对外贸企业的经营风险进行有效的控制,为打造一个新型的国际贸易企业作些理论和实践的探讨.该论文充分考虑了目前最为流行的MRPII和ERP的管理思想,结合东浩集团上海东浩工艺品股份有限公司的实际情况,提出了ERP的企业信息化实施方案.4.期刊论文朱赤ERP在外贸企业中的应用探讨-对外经贸财会2004,""(2)一、外贸企业ERP的设计思想和总体框架现代化的市场经济已迈入信息时代,传统的管理方式被现代化的信息管理所取代,企业运用信息技术进行电脑化管理已是大势所趋.我公司目前所运用的外贸ERP系统正是顺应这一历史发展潮流,根据我公司这么多年来的外贸实践经验结合高级电脑技术人员,在深入分析和研究了外贸企业管理和业务操作流程的基础上,结合我公司的特点联合开发研制而成的.5.学位论文陈海臻外贸企业ERP中的交易管理和风险管理研究与实现2003该文结合实际项目--天越ERP(TY-ERP)研究了ERP系统核心管理思想、目的,实现了基于组件技术的可伸缩、可复用、可扩展、易维护的ERP系统,并对其中的关键环节如交易管理、风险审批、客户资信等作了深入的研究,探讨了利用组件技术建立ERP系统的设计和实现的方法,完成了预算管理、合同管理、库存管理、风险审批、储运制单、客户资信等系列功能.系统测试及实际运行表明,TY-ERP能满足当前企业管理的要求,为企业不同层次的决策提供了依据.6.期刊论文浙江大学B2B电子商务模式改写外贸格局--浙江外贸企业从ERP到电子商务应用的成功做法-电子商务2006,""(5)一、外贸企业实施电子商务成为必然电子商务是一种新型贸易方式,使网上交易磋商、签订合同、报关、报检、保险、运输、结汇成为可能.它改写了外贸格局,突破传统贸易方式以单项物流为主的运作格局,实现网上货物、信息、货币的三流一体,解除了传统贸易活动中物质、时间、空间、支付等问题对交易双方的限制,对传统的贸易方式产生了强大冲击.近年来,传统国际贸易方式的商务交易以年均4%的速度减少,而国际贸易电子商务的交易量高速发展,预计其年均增长速度将达到30%左右.7.学位论文赵效定ERP在外贸企业的应用2004随着信息化时代的到来,企业管理的重要性受到了普遍的关注,谁能够有效的利用企业的资源,运用现代化的管理方法,可以说就是把握了主动.该论文的主要目的是将现代企业管理思想通过计算机高效、便捷的处理方式,来为外贸企业的管理以及风险控制度提供可靠的保障.众所周知,中国的国有外贸企业都曾有过自己的辉煌,这些成立于建国初期的大型外贸骨干企业,跟随人民共和国的前进步伐不断壮大,为国家对外经贸事业做出了重大贡献.但是,改革开放以来,国家经济体制和外贸体制的急剧变化,既给他们带来了发展的机遇,也给他们带来了严峻的挑战.十几年过去了,他们中有的已挤身于世界500强企业的行列;有的因决策失误,陷入债务危机;有的虽然经营者已换了几任,企业名称也改了多次,但仍未摆脱困境.作者认为,当前大多数国有外贸企业自所以在市场竞争中仍处于尚未站稳脚跟和正在拼搏的困境中,除了经营者对企业战略定位缺乏正确的认识,更为重要的是企业没有实施有效的信息化管理.导致公司有效资源严重流失,公司整体竞争力明显下降.该文针对国有外贸企业的现状,以"亡羊补牢"的迫切心情,以ERP基本理论为依据,通过自行研发的企业资源信息化系统的再造和实施,对外贸企业的经营风险进行有效的控制,为打造一个新型的国际贸易企业作些理论和实践的探讨.该论文充分考虑了目前最为流行的MRPII和ERP的管理思想,结合东浩集团上海东浩工艺品股份有限公司的实际情况,提出了ERP的企业信息化实施方案.8.期刊论文阳林.唐路项目管理在外贸ERP系统中的应用-现代企业文化2010,""(21)文章主要以ERP系统实施为背景,结合项目管理知识体系的理论知识,按照项目实施的三个主要阶段详细分析并讨论了项目管理技术在外贸企业ERP实施中所起的作用和各自所扮演的角色.9.期刊论文陈茹外贸企业,你ERP了吗-大经贸2002,""(11)困境1999-2000年,是广州赣骅进出口公司最最艰难的时期.这家企业,曾经是国内烟花爆竹出口生意的佼佼者,然而,因为种种原因,在短短的一年里,从总经理到熟练的业务员,挥挥手一下子走掉了十几个人.国外大量的坏账无法收回,仓库里堆积着上千万的库存,不知如何消化……公司处于半瘫痪的状态.10.学位论文徐博艺应用信息管理--提高国营外贸企业的核心竟争能力2000该文首先应用美国著名学者、哈佛大学的教授M.EPORTER的价值链理论,从价值链的基本活动和支持活动对国营外贸企业进行系统分析,分析了阻碍其核心竞争力发展因素.同时指出只有在国营外贸企业推行信息化管理才能改变目前面临的问题.ERP(企业资源计划)就是一种信息化管理,它可以实现对企业整个业务链包括原料采购、市场营销、库存、财务和人事等方面的集成优化管理,通过对企业经营过程的事先计划和事中控制来降低企业的交易成本,提高企业的运作效率,改善企业的服务,提升企业的外部形象,增加企业的凝聚力,进而提高企业的核心竞争力.最后,该文对ERP实现过程中的实现方法,应用ERP成功的标志以及企业在运营ERP过程中应注意的问题和风险预防做了详细的分析.本文链接：http://d.g.wanfangdata.com.cn/Thesis_Y772432.aspx授权使用：上海海事大学(wflshyxy)，授权号：8b1e60fb-a71c-4656-b414-9e1401449b13下载时间：2010年10月19日 封面 文摘 英文文摘 第一章引言 1.1ERP在外贸行业中的实施现状 1.2外贸企业ERP项目管理的问题 1.3论文的工作内容 第二章外贸行业与ERP 2.1ERP简介 2.2ERP项目实施的三大阶段 2.3外贸企业的业务现状和特征 第三章外贸企业ERP实施的项目管理 3.1ERP准备计划阶段 3.1.1业务调查和分析 3.1.2流程梳理 3.1.3ERP选型策略 3.1.4ERP的实施人员配备 3.2ERP实施阶段 3.2.1组织管理 3.2.2数据管理 3.2.3流程管理 3.2.4方案管理 3.2.5技术管理 3.3ERP稳定提高阶段 第四章结论 参考文献 致谢 论文独创性声明和论文使用授权声明