第四章总账系统日常业务处理第一节凭证处理一、凭证编辑(一)凭证填制1、凭证填制的方式：输入、期末内部转、外部系统转入、模板输入（常用凭证）2、凭证格式及输入内容第一节凭证处理（1）日期:采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。（2）凭证编号:自动分类连续编号。凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。第一节凭证处理（3）会计科目:科目编码必须是末级的科目编码。（4）摘要:正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。（5）金额:金额不能为“零”；红字以“―”号表示。可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光位置。（6）辅助核算信息业务特征：辅助核算-银行账业务特征：辅助核算-外币系统自动带出汇率输入外币金额系统自动计算人民币业务特征：辅助核算-数量输入数量和单价，系统自动计算金额业务特征：辅助核算-客户往来输入客户相关信息业务特征：辅助核算-供应商往来输入供应商相关信息业务特征：辅助核算-部门输入部门信息业务特征：辅助核算-个人往来输入个人信息业务特征：辅助核算-项目核算输入项目信息第一节凭证处理(二)凭证修改1.直接修改，即无痕迹修改（1）已经输入、还未审核的凭证错误。未经审核的错误凭证可通过“填制凭证”功能直接修改。第一节凭证处理（2）已经输入并审核、未登帐的凭证错误。凭证一经审核就不能被修改和删除，只有审核人员取消已审签章后才能由输入人员修改、删除。修改正确后，再由审核员重新在机上审核。2.按规定修改，即有痕迹修改已经登账的凭证错误。两种修改方法:第一种方法：（1）凭证金额少记，科目和方向都正确，采用补充凭证法。摘要栏注明：调整XX号某类型凭证。（2）会计科目用错或记账方向错误，采用红字凭证冲销法更正。摘要栏注明：更正XX号某类型凭证后的凭证。系统一般提供自动编制红字冲销凭证的功能。制作红字冲销凭证，将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充。第二种方法：（1）操作：“期末”→“对账”按CTRL+H键，激活恢复记账前状态；（2）“凭证”→“恢复记账前状态”（3）系统提供两种“恢复记账前状态”的方式： 将系统恢复到最近一次记账前状态； 将系统恢复到本月月初状态(不管本月记过几次账)。需输入主管口令进行控制。（4）恢复到记账前状态后,按“已审核未记账”情况进行修改，然后再进行“审核”和“记账”功能操作。第一节凭证处理(三)凭证删除先作废凭证，对作废凭证进行“整理”即可删除。第一节凭证处理(五)凭证查询丰富的查询条件第一节凭证处理二、凭证审核凭证审核是会计业务中一项重要工作，主要进行政策性审核和技术性审核。1．格式：同记账凭证。2．功能：签字及取消签字；查找未审核凭证。第一节凭证处理 凭证审核：它是必不可少的环节。一般情况下，输入凭证和审核凭证的操作员不能是同一人，因此在进行审核之前，需先更换操作员：“文件”—“重新注册”；审核凭证人员发现凭证错误后也不能直接修改，必须由凭证输入人员修改；第一节凭证处理凭证一经审核就不能被修改、删除，只有取消签字后才能进行修改；取消审核签字只能由审核人自己进行；用友软件中审核员的权限高于操作员，即：审核员（或账套主管）填制的凭证操作员无权审核；只有在“设置”—“明细权限”中设置权限后方可实现。第一节凭证处理作废凭证不能被审核，也不能被标错。已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。系统设计时提供了批量审核的功能，但请慎用。主管签字前提：在总账系统选项中选择了“凭证必须由主管签字”第一节凭证处理三、出纳签字 前提：在总账系统选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字”在会计科目指定科目中制定了现金总账科目和银行总账科目出纳签字可以在审核凭证之前，也可以在其之后涉及指定科目的凭证才需出纳签字凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字才可，取消签字只能由出纳自己进行 未签字凭证不能记账 系统有“成批出纳签字”功能，但请慎用。第二节账簿处理一、记账条件前提期初余额试算平衡凭证已审核上月已经结账过程选择记账范围显示记账
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自动记账记账过程一旦中断系统可自动恢复第二节账簿处理说明：“记账范围”可输入数字、“—”和“，”；第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账；作废凭证不需审核可直接记账；记账前应首先进行数据备份；上月没有结账本月不能记账；未审核凭证不能记账。第二节账簿处理二、记账步骤记账应按输入日期→数据备份→检查合法凭证→记账等程序依次进行。三、“恢复记账前状态”是一个数据恢复过程。系统提供两种“恢复记账前状态”的方式：l 将系统恢复到最近一次记账前状态；l 将系统恢复到本月月初状态(不管本月记过几次账)（只有主管有权）。操作：“期末”→“对账”按CTRL+H键，激活恢复记账前状态；“凭证”→“恢复记账前状态”第二节账簿处理四、出纳管理出纳人员进行管理的一套工具，包括现金和银行存款日记账的输出、支票登记簿的管理以及银行对账功能，并可对长期未达账提供审计报告。以“出纳”的身分重新注册总账系统。出纳管理现金/银行日记账/资金日报支票登记簿前提设置了银行账将结算方式设置为票据管理支票领用支票报销第二节账簿处理五、账簿查询以“账套主管”的身分重新注册总账系统。（一）基本会计账簿查询总账发生额余额表采用计算机记账的单位，可用发生额余额表代替总账明细账序时账日记账现金日记账和银行日记账在出纳管理中查询多栏账先定义，再查询账簿查询-发生额余额表第三节总账系统期末处理通过总账系统期末处理的应用，了解总账系统月末处理的相关内容，熟悉总账系统月末处理业务的各种操作，掌握自动转账设置与生成、对账和月末结账的操作方法。第三节总账系统期末处理一、对账至少一个月一次，一般在月末结账前进行;通过核对总账与明细账、总账与辅助账来完成账账核对.第三节总账系统期末处理二、结账结账可分为月结和年结，两者的工作程序基本一致，只不过年结后，要提示用户对当年使用的会计科目进行一次整理，比如删除不再使用的科目等，以利于次年记账工作的开展。第三节总账系统期末处理需要注意的是，结账工作通常是当月工作的最后一个环节，执行结账以后，就不允许再输入凭证、汇总记账了。因此使用会计软件，应将结账的权限赋予高级操作员（账套主管），以防止其他人的误操作。第三节总账系统期末处理l 每月结账前必须进行数据备份；l本月还有未记账凭证时，则本月不能结账；l 上月未结账则本月不能结账；l 已结账月份不能再填制凭证；l 结账只能由有结账权的人进行；l 当账结错了时，可取消结账状态，但只有财务主管才能取消。（CTRL+SHIFT+F6）(取消结账后，必须重新结账)复习思考题1.软件中常用的获取凭证的方式有哪几种?2.系统如何进行错误凭证的修改?3.系统如何进行凭证删除的操作?
浙公网安备 33021202002483